Massnahmen-Zyklus

 Traditionelle Teamarbeit: Der Maßnahmen-Zyklus

Teamarbeit und Protokoll der ErgebnisseWas ist ein "Zyklus-Protokoll"?

Im Zeitalter der Schreibmaschinen funktionierte Teamarbeit oft so:

Eine Team-Besprechung wird einberufen, sagen wir, es ist das regelmäßige Technik-Meeting Montags um 14 Uhr. Die Sekretärin tippt eine Tagesordnung. Jedes Problem ergibt einen Tagesordnungspunkt. Jeder Teilnehmer bekommt die Tagesordnung als Papier in die Hand.

Im Meeting werden die einzelnen Punkte besprochen. Es werden Maßnahmen beschlossen und es wird festgelegt, wer bis wann was zu tun hat.

Diese Informationen hält man in zusätzlichen Spalten hinter den Punkten der Tagesordnung fest.

Am Ende der Sitzung ist aus der Tagesordnung ein Maßnahmenplan geworden. Die Sekretärin tippt das Ganze neu und verteilt es.

Aus den Maßnahmen werden bis zum nächsten Montag neue Tagesordnungspunkte und das Spiel beginnt von vorne. Darum spricht man von einem Maßnahmen-Zyklus oder auch von einem "Zyklus-Protokoll", weil der beständige Wechsel zwischen Maßnahmenplan und Tagesordnung eine so zentrale Rolle spielt.

Teamarbeit und Protokoll der ErgebnisseSo füllen sich allmählich die verschiedenen Spalten zu einem Problem und dann und wann ist auch ein Problem endgültig erledigt und verschwindet von der Tagesordnung.
  

Vor- und Nachteile

Diese Art von Maßnahmenplan ist stark handlungsorientiert und durchaus effektiv. Viel mehr war bis zur Jahrtausendwende auch technisch nicht drin.

Klar, dass sich aus der Bearbeitung Verzögerungen ergaben. (Bei vier weiteren Arbeitstagen bis zur nächsten Besprechungsrunde bedeutete ein Tag Verzögerung immerhin ein Viertel der verfügbaren Bearbeitungszeit.) Doch in der Praxis muss man ja nicht unbedingt warten, bis man den schriftlichen Maßnahmenplan zu Hand hat.

Weit schwerwiegender war, dass Teilnehmer manchmal gleich gar nicht mitbekamen, dass sie als Verantwortliche oder Mithelfende bei irgendwelchen Aufgaben eingetragen wurden. Jede Art von Missverständnis konnte dann erst wieder in der nächsten Sitzung geklärt werden. Und das Wort "Ausreden-Zirkus" wird dem einen oder anderen in diesem Zusammenhang noch bekannt vorkommen.
 

Der große Sprung

Es war deshalb ein enormer Fortschritt, als man mit PC, Projektor und Leinwand arbeiten konnte. Mit der Verfügbarkeit von PCs und Softwareprodukten wie meineZIELE hielten Gliederungen Einzug. So war es möglich, komplexe Probleme über mehrere Ebenen übersichtlich in Teilaufgaben zu gliedern. Jeder sah gleich auf der Leinwand, was festgehalten wurde. Missverständnisse wurden sofort ausgeräumt. Und mit einer geeigneten Software wurden natürlich auch die Ergebnisse elektronisch weitergereicht.
 

Aufgabengliederung
 

Die Denkweise

Das Zyklus-Protokoll spiegelt die Denkweise des vorwärtsdrängenden, aber selbst wenig beteiligten Managers wider. Das Protokoll hat nicht die Aufgabe, irgendwelche "Gesichtspunkte" oder "Beiträge" festzuhalten. Es gibt in der ursprünglichen Form einfach nur "Probleme" und "Maßnahmen" und keinerlei Untergliederung. Es bleibt dem jeweils Verantwortlichen überlassen, seine Aufgabe bis in ausführbare Handlungsschritte weiter zu gliedern und zu planen. Das Gremium, das die Maßnahmen beschließt, braucht zu diesem Zeitpunkt die Details auch gar nicht zu beleuchten.

Die Betonung liegt also auf "Wer macht was bis wann?" und eventuell noch "Wer hilft mit?"

Die eigentlich antiquierte "ungegliederte Denkweise" hat einen wichtigen Vorteil: Der Einzelne kann für sich immer ein "optimale Gliederungstiefe" wählen. Der Einzelne gibt deshalb einer Gliederung den Vorzug vor einem "Spaltenaufbau". Bei Teamarbeit bräuchte aber jeder eine andere psychologisch optimale Gliederungstiefe. Noch dazu ist der arbeitsmethodische Ausbildungsstand oft sehr unterschiedlich. Die Aufteilung in Problem- und Maßnahmen-Spalten ist dann für das Team leichter zu begreifen.
 

Weitere Entwicklung

Da die Technik mittlerweile eine große Flexibilität bietet, werden auch im praktischen Einsatz unterschiedlichste Mischformen gewählt. Ein wesentlicher Nachteil ungegliederter Texte ist natürlich die schlechte Lesbarkeit beim Einsatz eines Projektors. Das kann genauso unleserlich werden wie auf einem Screenshot:
 

Aufgabengliederung

  

Es ist also zu erwarten, dass stärker gegliederte Ansätze sich allmählich gegen das eher starre Konzept der Vergangenheit durchsetzen werden. Eine geniale Weiterentwicklung ist das innovative Pivot-Protokoll.