1. Wie packt man unangenehme Aufgaben an?
Der schönste Tagesplan nützt uns nichts, wenn wir den unangenehmen Aufgaben die niedrigste Priorität verpassen und sie vor uns herschieben, als hätten wir gar kein Zeitmanagement. Dabei gibt es hier ausnahmsweise mal wirklich ein Patentrezept.
Unangenehmes ist unangenehm, weil wir nicht wissen, wie wir es anpacken sollen. Wie wird der Mitarbeiter auf meine Ermahnung reagieren? Wie fühle ich mich selbst, wenn ich diese arme Frau entlassen muss? Wie wird mein Chef reagieren, wenn ich diesen Fehler "beichte"? Werde ich den Programmfehler in zehn Minuten finden oder tagelang danach suchen?
Das Patentrezept ist Planung und Problemgliederung. Wie sie gliedern ist meist zweitrangig. Aber machen Sie aus einem großen Problem zwei kleine Probleme, oder drei oder vier und teilen Sie diese wieder, bis Sie sicher sind, dass Sie jedes einzelne Problem erledigen können.
Tipp:
Verwechseln Sie nicht unangenehm und gefährlich. Unangenehmes wird durch Gliedern und Planen weniger unangenehm. Gefährliches wird nur durch geeignete Maßnahmen weniger gefährlich!
Nehmen Sie das Beispiel "Mitarbeitergespräch". Vielleicht muss ein schwerer Tadel oder eine Kündigung ausgesprochen werden. Teilen Sie das Problem auf: Begrüßung, Einleitung, Hauptteil, Verabschiedung. Begrüßen und verabschieden können Sie auf jeden Fall. Für die Einleitung fällt Ihnen etwas ein. Den Hauptteil müsste man nochmals gliedern. Und Alternativen beachten. Was ist, wenn ...
Tipp:
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Aufgaben will gelernt sein.
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In dem Maße, in dem wir uns darüber klarwerden, was wir erreichen wollen und in welchen einzelnen Schritten wir das tun, in dem Maße, in dem die unbekannten schwarzen Flecken des Problems in bekannte und beherrschbare Aufgaben umgesetzt werden, verliert die unangenehme Seite der Aufgabe an Bedeutung. Probieren Sie es aus.
2. Umgang mit dem Zeitplanbuch
Richten Sie ein "Notfallblatt"
ein: Unter Buchstabe "N" wie Notfall gehört
ein Blatt, das z. B. folgende Daten enthalten sollte:
-
Telefonnummern von
- Ärzten
- Ärzten von Angehörigen, Kindern etc
- Polizei, Krankenhaus, Feuerwehr etc
- Rettungsleitstelle
- Vergiftungszentrale
- Versicherungsvertretung
- Autowerkstatt
- Krankenkasse
- Verlustmeldung von Kreditkarten
- Blutgruppen eigene + alle Angehörigen
- Namen dringend benötigter Medikamente (auch Angehörige)
- evtl. Versicherungsnummern
- Pass- und Ausweisnummer
- Mitgliedsnummer ADAC
Wenn Sie meineZiele benutzen, verwenden Sie für diese Art von Informationen den Spickzettel.
4. Planen und Analysieren
Fahren Sie mit der Analyse der gewählten Situation fort.
Bitte
überlegen Sie, ob vielleicht das eine oder andere
Diagramm Zusammenhänge, Tendenzen etc. besser verdeutlichen
könnte.
5. Sauberer Schreibtisch
Machen Sie sich heute Gedanken über Kopien. Brauchen Sie wirklich alle Kopien, die Sie anfertigen? Oder wäre es nicht weitaus ökonomischer, notfalls etwas aufwendiger das Original wieder zu beschaffen? Wie groß ist der Anteil Ihrer Papierberge, der nur aus Kopien besteht? Wieviele benötigen Sie tatsächlich?
Überflüssiges Fotokopieren ist zu einer Unsitte geworden, die Zeit, Platz und Ordnung kostet.
Bitte
legen Sie ein Blatt an zur Kopienkontrolle. Begründen
Sie jede Kopie (pro Gruppe gleichartiger Kopien
natürlich nur einmal), warum diese Kopie sein muss.
Versuchen Sie, sich zu einer klaren Begründung zwischen
10 und 20 Worten pro Kopie zu zwingen. Nehmen Sie
nichts als selbstverständlich! Führen Sie diese
Liste zwei bis drei Tage lang.
6. Störungen beseitigen
Bitte bearbeiten Sie jetzt den Tag 18 des Aktionsprogramms "Störungen, Zeitfresser und Unterbrechungen"
7. Schnelllesen
Führen
Sie bitte in "Optimales
Lesen" den 18. Trainingstag durch.
