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Der optimale Umgang mit Schriftgut 2/17 - Wie gewinne ich mehr Zeit?

Der optimale Umgang mit Schriftgut 2/17

Wie gewinne ich mehr Zeit?

Der Hauptzweck: Optimierung des Umgangs mit Schriftgut soll Zeit sparen

Menschen, die viel leisten, die am Beruf Interesse zeigen, die verbessern, zupacken und vorankommen wollen, Menschen wie wir stellen sich immer wieder diese eine Frage: Wie kann ich mehr machen aus meiner Zeit und meiner Energie?

ZeitIn dieser Frage liegt das Kernstück alles methodischen Verbesserns und Vorwärtsstrebens. Deshalb zielt auch der optimale Umgang mit Schriftgut auf die Frage nach der Zeit. Unser erster Schritt gilt dem persönlichen Zeitmanagement.

Über die Zeit und ihr unwiederbringliches und unaufhaltsames Verrinnen gibt es viele schöne Sinnsprüche und widersprüchliche, wohlfeile Empfehlungen. Folgen wir deshalb zunächst der Logik.

  

Zeit ist nicht vermehrbar

Wir können unsere Zeit nur besser nutzen, sie also mit wertvolleren Tätigkeiten füllen. Morgens eine Stunde früher aufstehen anstelle einer Stunde Schlaf, eine Stunde Fernsehen gegen eine Stunde Lesen tauschen oder Unwichtiges delegieren und so Zeit für Wichtiges gewinnen. Besser genutzt ist die Zeit aber auch, wenn wir die gleichen Dinge einfach schneller erledigen oder Arbeiten ganz vermeiden können, beispielsweise das durch Verzettelung entstehende, mehrfache sich Einarbeiten in die gleiche Aufgabe.

Aus einem Füllhorn guter Ratschläge und immer neuer Techniken entstand eine Disziplin der Arbeitsmethodik, das Zeitmanagement. Natürlich lehrt (gutes) Zeitmanagement aber nicht nur Sprüche und Ratschläge, sondern klare Handlungsweisen. Sofern man kein Tagesseminar oder ein dickes Buch füllen muß, fallen diese Prinzipien recht einfach aus. (Details: Zeitplanbücher, Hauptseite Erfolgsmethodik, Literatur. Tipp: Gesellschaft für Arbeitsmethodik e.V.)

Zeitmanagement besteht im Wesentlichen aus psychologisch wirksamen Methoden.

  

Schriftlichkeit

Da ist zunächst das Prinzip der Schriftlichkeit. Halten Sie jede anstehende Aufgabe, jedes Ziel und jedes Problem, am besten in einem guten Zeitplanbuch, schriftlich fest. Schriftlichkeit gibt nicht nur Sicherheit. Dieses Prinzip macht den Kopf frei für andere Dinge und es hilft auf psychologischem Wege, sich mit der Aufgabe oder dem Ziel besser zu identifizieren.

Viele Ziele werden nie erreicht, weil man sich nie überwindet, sich schriftlich darauf festzulegen. Eine Aufgabe wird nie bewältigt, wenn man nie den ersten Schritt dazu tut. Keine Arbeitsmethode funktioniert ohne den wichtigsten Schritt: Anfangen. Dazu leistet das Prinzip der Schriftlichkeit einen wesentlichen Beitrag. Ein sehr sinnvoller erster Schritt ist es eben, einen Gedanken oder eine Absicht als Aufgabe konkret zu fassen und schriftlich festzuhalten.

  

ZeitAufgabenspaltung

Dann gibt es da das Prinzip der Aufgabenspaltung: Jede Aufgabe wird soweit aufgeteilt, bis Sie zu jeder Teilaufgabe eine klare Vorstellung besitzen, wie sie zu lösen ist. Und keinen Schritt weiter. 50 Bleistifte beispielsweise als Bündel zu zerbrechen, wird schwierig, einzeln ist es problemlos. In Bündeln zu 5 Stück kann es aber auch schon problemlos sein und wesentlich schneller. Die Kunst, seine Ziele in Teilziele und seine Aufgaben in Teilschritte zu zerlegen, muß geübt werden. Auch dieses Prinzip hat psychologische Bedeutung. Erst wenn wir ein Mindestmaß an Klarheit über eine Aufgabe geschaffen haben, sind wir im Innersten erst bereit und fähig, sie anzupacken.

  

Ziele und Prioritäten setzen

Jede Aufgabe dient einem Ziel. Formulieren Sie Ihre Ziele, am Anfang wenigstens die Wichtigsten, schriftlich. Nur wer ein Ziel hat, kann ein Ziel erreichen. Das Erreichen eines Ziels muß an einem vorgegebenen Zieldatum überprüfbar sein. Sonst ist es nicht mehr als ein Wunsch. So wäre es ein Ziel, bis zum Jahre 2010 ein Schloß in den Pyrenäen zu besitzen, aber nur ein Wunsch, einmal reich zu werden. Das wäre selbst mit der Erkenntnis schon erreicht, Reichtum bestünde in all dem, was man entbehren kann...

Eine jede Aufgabe und jede Teilaufgabe wird mit einer Priorität versehen. Nicht die Lieblingsaufgaben, sondern die wichtigste Aufgabe ist als nächstes anzupacken. Da Sie gerade an Ihrer momentan wichtigsten Aufgabe arbeiten, gibt es kaum etwas, wovon Sie sich unterbrechen lassen dürften. Bringen Sie die Aufgabe mit Tatkraft zu Ende! Ist eine Aufgabe erledigt, wird sie gestrichen. Psychologisch ist das ein äußerst wichtiger Vorgang.

  

   

  

Methoden nutzen

Die Arbeitsmethodik kennt eine große Zahl begleitender Methoden, Leerlauf und Störungen zu vermeiden und planvoll und erfolgreich seine Ziele zu erreichen. Es gibt eine Vielzahl wirksamer Lern- und Denkmethoden, Strategielehren, Methoden zur Verbesserung des Gesundheitszustandes und viele andere mehr. Viele davon sind auch berufs- oder fachbezogen, z.B. Übungen zum Schutz der Augen bei der Bildschirmarbeit oder Schnelldiktieren. Vergessen wir trotz dieser außerordentlich erfolgversprechenden Detailverbesserungen aber nicht: Wir sollten nicht zu leichtfertig vom "Wesentlichen" sprechen und doch nur stets das nächste Projekt zu meinen. Beachten Sie dazu die Literaturempfehlung "Der Weg zum Wesentlichen".

Denk- und Kreativitätsmethoden gibt es in großer Fülle und je näher man hinschaut, desto mehr werden es. Bei der Arbeitsmethodik ist es umgekehrt. Je genauer wir hinsehen, desto weniger sind es. Eben die paar wenigen Prinzipien, die wir bereits ansprachen. Ein gemeinsames Erkennungsmerkmal guter Methoden ist ihre Einfachheit und Klarheit. Sie führen zu einem fast leeren Schreibtisch, zu einer einfachen und logischen Organisation und zu geistiger Klarheit. Dort wollen wir hin.

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