Der optimale Umgang mit Schriftgut 4/17 - Wie lege ich Schriftgut ab?

 

Der optimale Umgang mit Schriftgut 4/17

Wie lege ich Schriftgut ab?

Chaotische Zwischenablage ist ein erstes Verfahren zur Gewinnung von mehr Platz und Freiraum. Wahrscheinlich wird noch etwas Übung nötig sein, bis Sie sich seiner mit nachtwandlerischer Sicherheit bedienen. Immerhin bringt es schon mal an vielen Arbeitsplätzen eine beträchtliche Verbesserung. Dennoch gehen wir gleich einen Schritt weiter.
 

Wie sieht es mit der Dauerablage aus?

Die übliche Form, sein Schriftgut auf Dauer abzulegen, ist die Organisation nach Aktenplan, also nach Themenbereichen. Im Aktenplan wird anfangs klar gegliedert, nach welchen Bereichen abzulegen ist. Glücklicherweise kann man jedes Thema weiter unterteilen. Und die Teilgebiete vielleicht auch nochmal ... Vielleicht braucht man zusätzlich noch ein Gebiet "Diverse"? Und so ganz allmählich treten dann die ersten Fälle auf, in denen man schon mal etwas suchen muss.
 

Alles dreimal kopieren?

"... wenn ich nicht alles dreimal ablege, finde ich nichts." ist so ein Spruch, der in unseren Büros hin und wieder zu hören ist. "Bei uns wird alles siebenmal kopiert." ist ein anderer. Ein Funken Wahrheit ist schon dran.

Beim Aktenplan gibt es nur einen einzigen Zugriffsschlüssel. Das ist das entscheidende Problem. Wenn dieser eine Schlüssel falsch zugeordnet wird oder vergessen, wie auch immer, muss gesucht werden.

Beispiel: In einem Bodenlegerbetrieb wird vielleicht alles nach dem Namen des Bauherren abgelegt. Nun sollen für eine Entscheidung alle Fälle herausgesucht werden, in denen Korkböden verlegt wurden. Oder Sie wollen wissen, wer das eigentlich damals war mit dem Arbeitsunfall von Herrn Steiner. Auf welcher Baustelle war das doch gleich? Oder wo hatten wir denn schon mal mit dem Architekten Dr. Steinhauer zu tun ...?
 

Ablage ohne Aktenplan?

Schön, wenn man auch über solche Stichworte auf die Akten zugreifen könnte. Aber das gibt der Aktenplan nun einmal nicht her. Es sei denn, wir legen alles mehrmals ab. Und damit wären wir wieder bei den genannten Sprüchen.

Nun soll dieses Büchlein ein Ratgeber werden und keine Klagemauer. Vergessen wir also den Aktenplan. Auch die Dauerablage muss doch platzsparend und organisatorisch optimal möglich sein. Wäre doch schön, wenn auch das nach dem Prinzip der chaotischen Ablage funktionierte.

Es funktioniert. Allerdings wird die Verwaltung auf Papier jetzt doch etwas lästiger. Bei einer gut geeigneten Organisation mit wenigen Einzelprojekten kann das durchaus klappen. Empfehlenswert ist die chaotische Ablage mit Papier und Bleistift heute nicht mehr.

Der nächste Schritt ist nun, dass wir nach Projekten ablegen und die Organisation der Ablage auf einem PC durchführen. Dabei ist egal, ob wir unter einem Projekt die Finanzierung eines neuen Autos verstehen oder den Pflanzplan für den Gemüsegarten. Stellen wir uns vor, wir hätten einen Bodenleger-Betrieb und legen nun unsere Bauprojekte nach dieser Methode ab.

Ein Projekt nach dem anderen wird in einer Hängemappe verstaut und eines reiht sich im Hängeregisterschrank an das andere. Auf dem Etikett der Hängemappe steht nun nicht mehr "Bauprojekt Waffenschmidt", sondern die fortlaufende Nummer 1023. Hinter welcher Nummer sich nun das Stichwort "Waffenschmidt" verbirgt, vertrauen wir keiner Papierliste an, sondern unserem PC. Und damit wird es jetzt richtig interessant.
 

Der PC merkt sich den Platz ...

Dem PC kann ich nämlich noch mehr anvertrauen. Wir sagen ihm auch noch das Datum, den 1.11.92, an dem wir die Verlegearbeit begannen und weitere Details. Im Projekt Waffenschmidt wurde das Eichenparkett "Fulda" verlegt. Der Architekt war Dr. Segler und der Bauleiter war Herr Heller. Diese Zuordnung nennt man die Indizierung. Das Wort Index stammt aus dem Lateinischen und bedeutet Zeigefinger. Ein Index zeigt also auf etwas. In unserem Falle zeigt der Eintrag "Segler" im Index "Architekt" auf die Nummer 1023. Ebenso tut dies der Eintrag "Heller" im Index "Bauleiter" und der Eintrag "1.11.92" im Index "Verlegedatum".

So kann ich das Projekt wiederfinden, wenn ich zum Beispiel den Namen des Architekten noch weiß, den Typ des verlegten Bodens oder das Datum, an dem das Projekt angelegt oder durchgeführt wurde. Natürlich kann der PC auch eine ganze Liste drucken, mit all den Projekten, die jemals über das Architekturbüro Dr. Segler gelaufen sind und so weiter...

Um diese Funktion zu realisieren, kann man es sich verschieden schwer machen. Man kann selbst ein kleines Progrämmchen stricken, man kann sogar eines kaufen, das genau das Vorgestellte kann. Oder man kann sich aus Standardprogrammen, aus MS Access beispielsweise, solche Funktionen zusammenbasteln. Wie es noch eleganter geht, werden wir gleich noch sehen (ELO).
 

Der erste Schritt wäre getan

KeilschrifttafelHalbleere Ordner gibt es jetzt also nicht mehr. Das Volumen in unseren Schränken geht zurück. Aber wir brauchen noch immer eine Menge Hängemappen. Und manche enthalten nur ein paar wenige Blätter.

Immerhin steigen jetzt die Chancen, etwas wiederzufinden, ganz enorm. Erste Anzeichen für eine organisatorische Besserung zeichnen sich ab, obwohl doch unser Eingriff in die Organisation so groß gar nicht war. Allmählich entlarven wir eben doch den guten alten Aktenplan als steinzeitliche Technik.
 

Wirklich steinzeitliche Technik?

Wir sprechen sehr leichtfertig von steinzeitlicher Technik, denn natürlich gibt es kaum eine soziale oder technische Errungenschaft des Menschen, die seit der Steinzeit nicht phantastische Fortschritte gemacht hätte. Aber der Aktenplan?

Er ist ausgesprochen alt. Es stammt aber nicht aus der Steinzeit. Aktenpläne wurden vermutlich erst mit dem Aufbau größerer Sammlungen von Keilschrifttafeln in Mesopotanien entwickelt. Der Aktenplan wurde wohl erst in der frühen Bronzezeit erfunden. Trotzdem wollen wir jetzt sehen, wie der Sprung in die Neuzeit aussehen könnte. Der Aktenplan ist verbesserungsfähig. Und das "Denken in Aktenplänen" sollten wir endlich abschaffen!

 

weiter:     5/17 Wie spare ich wirklich Platz?