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Der optimale Umgang mit Schriftgut 8/17 - Was bringt Workflow Management?

 

Der optimale Umgang mit Schriftgut 8/17

Workflow Management

Arbeitsmethoden für Gruppen sind nicht ganz einfach zu realisieren und die Praxis zeigt, daß kaum irgendwo das bereitstehende und sinnvoll einsetzbare Methodenrepertoire ausgeschöpft wird. Der Grund dafür ist einfach: Es fehlte bisher an dem Instrument, das der ganzen Gruppe gemeinsam zur Verfügung steht.

Jetzt, da die stürmische Entwicklung der PC-Netze praxistaugliche Netzwerke für Arbeitsgruppen hervorgebracht hat, sieht die Welt anders aus. Während Programmprodukten, die etwa ein Zeitplanbuch auf dem PC simulierten, bis heute nur ein Nischendasein beschieden ist, haben wir heute zwei Arbeitsmethodik-Anwendungen, die das Gesicht der EDV in Zukunft prägen werden: Workflow-ManagmentDie eine ist die individuelle Lösung für Schriftgutverwaltung am Arbeitsplatz. Die andere ist die Verbindung solcher Inseln zu Arbeitsgruppen.

Während für unstrukturierte Arbeit mit Groupware-Produkten recht einfache Lösungen bereitstehen, gestaltet sich die Lösung für strukturierte Arbeiten, etwa die Abwicklung der Eingangspost, einer Bestellung oder eines Versicherungsantrags ganz anders. Hier steht wiederum das Schriftgut im Mittelpunkt.

Welche Probleme hat ein Arbeitsteam mit Schriftgut?

Da ist zunächst einmal das, was jedem Büromenschen sofort einfällt:

Akten werden dem Archiv entnommen und kehren im Durchschnitt nach ca drei Tagen wieder dorthin zurück. Prompt suchen wir Akten, die gerade ein anderer hat. Da wird gesucht, kopiert, sortiert, gelocht und geheftet, verteilt, hin- und hergelaufen und wieder gesucht und eine Menge Zeit mit unwesentlichen Dingen zugebracht. Da niemand diese Dinge als "seine Arbeit" betrachtet, werden sie psychologisch regelrecht verdrängt. Auf den ersten Blick unterschätzt diesen Zeitbedarf oft erheblich. Die konkrete Überprüfung ergibt dann ein ganz anderes Bild: Der Umgang mit Schriftgut schluckt unvernünftig große Mengen Zeit.

Die arbeitsmethodische Lösung,

die sogenannten Workflow-Management-Systeme, werden deshalb in der Regel als Rationalisierungsinstrument aus reinen Kostengesichtspunkten angeschafft. Für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens ist aber oft noch viel wichtiger die zweite Sorte von Problemen:

Schriftgut hat zu lange Liege- und Transportzeiten. Oft liegt Papier, das längst ein anderer weiterbearbeiten könnte. Schwankungen im Arbeitsaufkommen, der sogenannten Workload, werden am einzelnen Arbeitsplatz ausgegeglichen: Ganz einfach über langsamere oder schnellere Reaktionszeiten. Besser wäre es, ein Team mit Rechnerunterstützung gleichmäßig auszulasten.

Hier liegen die Vorteile des Konzepts, das den Namen "Workflow-Management" trägt. Darunter versteht man alle Anstrengungen, den Arbeitsablauf in einer (DV-gestützten) strukturierten Organisation zu optimieren. Hier geht es also darum, Routineaufgaben an den Rechner abzugeben. Die Software ist selbst aktiv. Sie steuert den Arbeitsablauf und sorgt beispielsweise dafür, daß Aufgaben und Dokumente sicher und termingerecht von einer Bearbeitungsstelle zur Nächsten durch die Organisation geschleust werden.

Das wichtigste Konzept dieses Workflow-Managements ist der elektronische Briefkasten jedes Mitarbeiters. Vor wenigen Jahren war man stolz, kurze Mitteilungen von einem Bildschirm zum anderen schicken zu können. Heute schickt man sich die ganze Arbeit. Wer einen Vorgang abgeschlossen hat, gibt ihn weiter an den Briefkasten des Nachfolgers in der Arbeitskette. Dabei wird das gesamte Schriftgut überhaupt nicht mehr bewegt. Denn selbstverständlich nutzen wir die Technik der elektronischen Archivierung. In Sekundenschnelle ist also ein Vorgang weitergereicht, der sonst gut und gerne Stunden oder Tage unterwegs gewesen wäre.

Jede Information zum bearbeiteten Vorgang wird elektronisch ergänzt. Wenn das Original nicht überschrieben werden soll, fügt man einen elektronischen Notizzettel hinzu. Und wenn ein Mitarbeiter eine Information nicht sehen soll, beispielsweise die Kalkulation oder einen Preis, dann werden für ihn ganze Dokumente oder Teile daraus "maskiert" und ausgeblendet. Die gesamte Papierbewegung lässt sich tatsächlich einsparen.

Parallelisierung

Ein zweiter Effekt kommt hinzu: Die Parallelisierung. Was hindert uns denn, von zwei oder drei verschiedenen Arbeitsplätzen gleichzeitig auf die Unterlagen zuzugreifen? Da sind beispielsweise für einen Kundenauftrag vier verschiedene Prüfungen durchzuführen: Eine kaufmännische, eine juristische und jeweils eine technische Prüfung für Funktion und Fertigung. Bisher liefen alle vier hintereinander. Der Kaufmann brauchte zehn Minuten, der Jurist fünfzehn, die Ingenieure jeweils eine Stunde. Macht zusammen nur noch eine Stunde, da alle gleichzeitig daran arbeiten können. Und bisher? Bei vier Stationen waren doch oft genug zwei, drei Wochen weg.

Es gelingt uns also nun, mit dem gleichen Instrument wohlgemerkt, sowohl die unnötigen Liegezeiten abzuschaffen, als auch eine Parallelisierung einzuführen und noch dazu die Arbeitslast der Mitarbeiter innerhalb einer Arbeitsgruppe auszugleichen. Die Durchlaufzeiten des Schriftguts durch das Unternehmen schrumpfen zusammen.

Das also ist die Leistung, die wir von einem Workflow-Management-System erwarten. Fassen wir das Archivierungssystem und das Workflow-Mangement zusammen, dann ergibt sich daraus das zur Zeit größte Rationalisierungspotential, das unsere Wirtschaft zu bieten hat.

Zeitwettbewerb

Unseren Kunden ist es vermutlich egal, wie schnell unsere Angestellten arbeiten und wieviel Hektik seine Terminwünsche verursachen. Für den Kunden zählen nicht nur Preis und Qualität, immer mehr zählt auch die Lieferzeit. Alles muß immer noch schneller gehen. Ebensowichtig ist die Reaktionszeit des Unternehmens als Ganzes, die Geschwindigkeit, mit der man neue Produkte entwickelt, neue Abteilungen aufbaut oder zusammenlegt, die Geschwindigkeit, mit der man ein hinzugekauftes Unternehmen integriert, eine neue Preisliste entwickelt oder einen Umzug in ein neues Gebäude bewältigt. Zeitwettbewerb kann sich nicht auf die Fertigungszeit beschränken.

Auch bisher schon konnte man durch eine Menge geschickter Programmierung den Durchlauf eines Auftrags durch das Unternehmen weitgehend optimieren. Die Aufträge werden nach dem "Schwarzer-Peter-Prinzip" durch die Verwaltung geschleust. Die Fertigung wird von einem "Bringe"-System auf ein "Hol"-System umgestellt und vieles andere mehr. Doch das alles sind einzelne Projekte. Mit jeder Änderung fangen wir wieder an zu programmieren und bis das dann endlich fertig ist, hat sich die Organisation sowieso schon wieder verändert ...

Hier liegt eine weitere Leistung von intelligentem Workflow-Management. Es läßt sich auf alle Vorgänge verwenden, nicht nur auf die Hauptstränge des Informationsflusses. Plötzlich werden auch die Ausnahmen schneller, die Reklamationen, die Spezialanfragen und so weiter. Und das alles ohne Programmierer.

Schneller!

Genau das sind die Anforderungen, die uns heute begegnen. Die Informationsflut wächst, die weltweite Konkurrenz nimmt immer mehr zu und die technische Entwicklung schreitet in atemberaubendem Tempo immer schneller fort. Und darauf müssen wir schnell und sicher reagieren können.

Aufwandsschätzungen aus Amerika reichen bis zu einem Siebtel(!) des gesamten Bruttosozialprodukts für den Umgang mit Schriftgut. Kein Wunder, daß in den nächsten Jahren vehement gegengesteuert wird. Für den Markt der Workflow-Software rechnet man mit durchschnittlichen jährlichen Wachstumsraten von 47 % bis 1998. In vielen Fällen bedarf es allerdings garnicht millonenschwerer und hochkomplexer Systeme, in günstigen Fällen läßt sich schon mit einem pfiffigen Archivierungssystem wie ELO der selbe Effekt erreichen.

Um zu überleben, müssen wir immer noch schneller und immer wendiger werden. Und um das zu schaffen, müssen wir etwas Realität werden lassen, was uns als Begriff schon vorkommt wie ein fremder Stern: Eine elegante Verwaltung.

Damit beenden wir das Thema Arbeitsmethodik und sehen uns die Technik an, die wir brauchen, um sie zu realisieren.

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