mehr Erfolg mit meineZIELE!


meineZIELE in 66 Sekunden

meineZIELE in 66 Sekunden




Der optimale Umgang mit Schriftgut 9/17 - Welche Werkzeuge nutze ich?

 

Der optimale Umgang mit Schriftgut 9/17

Welche Werkzeuge nutze ich im Umgang mit Schriftgut?

Ganze Epochen der Menschheitsgeschichte von der Steinzeit bis zum Zeitalter der Elektronik sind geprägt und sogar benannt nach ihren Werkzeugen. Sehen wir uns an, was das Zeitalter der Elektronik zur Optimierung der persönlichen Arbeitsmethodik bereithält. Es ist phantastisch Vieles vom Handy bis zum Diktiergerät im Kreditkartenformat. Konzentrieren wir uns also wiederum auf das größte Zeitsparpotential, auf die Geräte, die mit der Organisation von Zielen, Aufgaben und Schriftgut zu tun haben.

Da sind zunächst die Electronic Organizer, spezialisierte Kleinstrechner für die Westentasche. Sie sind erdacht und geeignet, Zeitplanbücher aus Papier zu ersetzen. Ihr großer Vorteil, elektronische Suchfunktionen, aktive Erinnerungsfunktion oder elektronische Wörterbücher werden, je nach Situation, durch Vorteile des Zeitplanbuchs wieder wettgemacht. Chaotische Ablage mit meineZIELEOptimal, vor allem für Menschen, die sehr viel am PC arbeiten, sind Software-Zeitplanbücher, früher z.B. der Lotus Organizer, heute z.B. meineZIELE. Schriftgutverwaltung in Form der chaotischen Zwischenablage ist mit Electronic Organizern realisierbar. Notfalls kann man ja die Fachnummer einfach in den Text der Aufgabe integrieren.

Elektronische Zeitplanbücher

Eine Variante der elektronischen Zeitplanbücher kommt ohne Tastatur aus, die sogenannten Notepads. Texte und Anweisungen schreibt man per Hand auf eine Schreibfläche, als hätte man ein Stück Papier vor sich. Der Rechner entziffert die Handschrift und wandelt sie in normalen Computertext um. Ansonsten sind die Funktionen wie bei normalen Electronic Organizern auch.

In der Größe gibt es zwischen elektronischen Zeitplanbüchern und vollwertigen PCs einen fließenden Übergang. In der Funktion erfolgt dagegen ein gewaltiger Sprung. Echte Datenbanken, Textverarbeitung und natürlich die angesprochene Archivierungsfunktion stehen erst hier zur Verfügung. Selbst die Telefonnummern aus dem Anschriftenverzeichnis können wir direkt vom Computer anwählen lassen....

Scanner

Der entscheidende Schritt zur wirklich rationellen Archivierung ist an die Beschaffung eines Scanners gebunden.

Es kommen heute im Prinzip drei Produktarten in Frage:Sceye

  • Einfache Flachbettscanner: Preiswert, langsam, nicht für Stapel geeignet
  • Dokumentenscanner mit Einzug, etwas teurer, aber schnell und für große Dokumentenmengen geeignet
  • Dokumentenkameras, blitzschnell und genial für einzeln anfallende Dokumente, in Verbindung mit der Software Autoscan (bei SceyeX im Lieferumfang dabei) oft schneller als mit dem Einzugscanner!!

An reinen Scanplätzen im gewerblichen Einsatz kommen oft tausende von Dokumenten täglich zusammen. Dann braucht man eine sehr robuste Technik, eine hohe Geschwindigkeit und natürlich einen Durchzugsmechanismus. In Spezialfällen kann es nötig sein, Vorder- und Rückseite eines Dokuments gleichzeitig einzuscannen etc. Für große Zeichnungen stehen Scanner für Formate jenseits von A0 zur Verfügung. Die Technik löst heute auf diesem Gebiet jedes Problem.

Preiswerte Speicher

Beim professionellen Einsatz einer elektronischen Schriftgutverwaltung kommt schon einiges an Dokumenten zusammen. Auch bei hoher Verdichtung wird man irgendwann die Frage stellen, ob man nicht einen Teil der Daten auf noch preiswertere Datenträger auslagern könnte. Dabei stößt man automatisch auf einige geheimnisvolle Abkürzungen: MO, WORM und CD-ROM.

Alle drei stehen für optische Speichersysteme. Sie haben gemeinsam, daß zum Auslesen der gespeicherten Information ein Laserstrahl benutzt wird. Ansonsten gibt es aber beträchtliche Unterschiede.

CD-ROM

CD-ROM ist die verbreitetste Technik, denn sie ist die billigste. Diese Technik benutzt zur Datenspeicherung das Prinzip, das wir von den CDs unserer Stereo-Anlagen kennen. Aber anstelle der Wagner-Oper sind es hier eben Daten und Programme, die abgelegt werden. Von neueren Spezialentwicklungen abgesehen, ist eine CD-ROM nicht beschreibbar. Sie wird im Pressverfahren hergestellt und dient der äußerst preiswerten Verteilung von Daten.

Magneto-optische Speicher

MO bedeutet magneto-optisch und bezeichnet ein Speicherverfahren, bei dem ein Laserstrahl magnetisch abgelegte Informationen lesen und ändern kann. Dieses Medium ist zu benutzen wie eine herkömmliche Magnetplatte. MO-Platten bieten jedoch wesentlich höhere Kapazitäten zu einem niedrigen Preis. Noch dazu handelt sich um ein Wechselplattenmedium, das Sie zur Datensicherung benutzen können. Die Geschwindigkeit kann mit Magnetplatten allerdings nicht mithalten.

Die Strukturen auf den optischen Speichermedien lassen sich verkleinern bis in die Größenordnung der benutzten Lichtwellenlänge. Daraus ergeben sich für die Fläche einer normalen CD Kapazitäten von etwa 550 MB. WORM bedeutet ein optisches Verfahren, das nur eine einmalige Beschreibung zuläßt. Die Information wird fest eingebrannt. Das also ist das ideale Medium für die Archivierung, zumal manche Hersteller uns Haltbarkeiten bis zu 500 Jahren versprechen.

Natürlich kann man auch auf WORM-Platten Datenbestände noch ändern. Dazu wird die Information einschließlich Änderung einfach nochmal geschrieben und der ursprüngliche Platz aus dem Verzeichnis gestrichen.

Optische Datenträger gibt es sogar als WORM-Bänder mit Kapazitäten weit in den Tera-Byte-Bereich hinein. Da dürfen es auch schon mal hundert Milliarden Schreibmaschinenseiten sein. Es braucht also niemandem bange werden, er hätte zuviel Papier auf dem Tisch.

Was wir für die Archivierung am persönlichen Arbeitsplatz brauchen, ist irgendein Plattenlaufwerk. Je nach anfallenden Mengen reicht die eingebaute Magnetplatte. Ansonsten rüsten wir nach mit einem MO- oder einem WORM-Laufwerk. Die Technik und die Preislage der MO-Platten ändert sich sehr schnell. Von Ihrem Händler oder aus aktuellen Fachzeitschriften erfahren Sie den aktuellen Stand für eine wirtschaftliche Investition.

Mit Geräten allein ist es natürlich nicht getan. Zur rationellen Abwicklung des Ganzen benötigen wir eine zuverlässige Software.

Entwicklung Umgang mit Schriftgut
 

Archivierungssoftware

Das Angebot an Archivierungssoftware ist zumeist auf betriebliche Erfordernisse und das Thema "workflow" abgestimmt. Es existiert ein breites Angebot von sehr niedrigem bis zu sehr hohem Preisniveau je nach Leistungsfähigkeit. Die meisten Produkte versuchen, eine Fülle von Einsatzzwecken zu erfüllen mit teilweise sehr enttäuschenden Ergebnissen.

In diesem Ratgeber wird ein besonders gutes System, ELO Office von Leitz, ausführlicher vorgestellt. Es entspricht der Ideallösung für den einzelnen Arbeitsplatz, also ein Archivierungssystem mit dem Sie alles problemlos wiederfinden und Ihre Papierlagerung am Arbeisplatz aufgeben können. Zunächst aber zu einem Thema für technisch Interessierte (Sie können es auch gerne überspringen): Wie funktioniert eigentlich optische Datenaufzeichnung? Was ist beim Scanner wichtig? Und wie kann Software die Organisation einer chaotischen Ablage optimieren?


weiter:     10/17 Optische Speicherung