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Der optimale Umgang mit Schriftgut 13/17 - Rechtslage

 

Der optimale Umgang mit Schriftgut 13/17

Rechtslage

Wie ist die Rechtslage?

Verbindliche Auskunft über die Rechtslage können nur Rechtsanwälte und Steuerberater geben. Sie finden hier deshalb nur eine kurze Übersicht. Bitte klären Sie Ihre Situation im Zweifelsfall mit Ihrem Steuerberater. Die hier umrissene Situation bezieht sich auf Deutschland.

JustitiaWeitere Vorschriften

Unternehmen und Organisationen unterliegen einer ganzen Reihe von Vorschriften, die die Aufbewahrung von Schriftgut fordern und Nachweispflichten auferlegen. Da ist bekanntlich das Handels- und das Steuerrecht, die Abgabenordnung und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. In besonderen Fällen können weitere Vorschriften aus dem zivilrechtlichen oder datenschutzrechtlichen Bereich dazukommen. Besondere Bedeutung erlangt mittlerweile das Produkthaftungsgesetz.


Verträge archivieren?

Die Archivierung von Vertrags-Urkunden als NCI-Daten ist problematischer als der Umgang mit Daten der Buchhaltung. Schon durch die Filterfunktion des Scanners und verfügbare Bildbearbeitungssoftware verliert das elektronische Abbild die Rechtssicherheit des Originals.

Gesetz Im Gegensatz zum Steuerrecht sind wir im Zivilrecht häufig auf Originale angewiesen. Das Prinzip der freien richterlichen Beweiswürdigung tritt in den Vordergrund. Wichtige Verträge, notarielle Urkunden etc elektronisch zu archivieren, ist so sinnvoll, wie bei anderem Schriftgut. Nur darf man eben nicht jedes beliebige Original einfach wegwerfen.

Das Produkthaftungsgesetz erlegt Produktionsunternehmen Dokumentationspflichten auf. Im Ernstfall muß zweifelsfrei nachgewiesen werden, dass alles dem Stand der Technik entsprechende getan wurde, um Schaden vom Produktanwender abzuhalten. Branchenabhängig können solche Aufzeichnungspflichten sehr umfangreich werden. Sie stellen die Datenmengen, die das Finanzamt betreffen, weit in den Schatten. So ist auch hier die elektronische Archivierung das Mittel der Wahl.

§§

 

 

 

 

 

 

  Inhaber-Dokumente

Ein Tank-Beleg, eine Porto-Quittung oder ein Kassenbeleg über Bürobedarf darf nicht weggeworfen werden. Diese Belege tragen keine Anschrift, sind also sogenannte Inhaber-Belege, die vom Finanzamt grundsätzlich nur im Original anerkannt werden. Ähnlich verhält es sich mit ausländischen Reisespesen. Auch ein ausländischer Hotelbeleg, der an Ihre Anschrift gerichtet wurde, wird im Original benötigt, wenn Sie die im Ausland bezahlte Mehrwertsteuer zurückverlangen wollen.

Diese Beispiele stellen keine Rechtsauskunft dar, erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und sie unterliegen gesetzlichen Änderungen oder Änderungen in der Rechtsprechung. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder direkt den zuständigen Mitarbeiter Ihres Finanzamts!

Verwenden Sie ein Produkt wie ELO Office, wenn die elektronische Archivierung einen Zusatznutzen hat.

Aber werfen Sie die Originale nicht weg!


DIN/ ISO 9000

Kein Rechtsaspekt, aber nahe daran, sind die Nachweispflichten, die zum Erwerb des begehrten DIN/ISO 9000-Zertifikates führen. Die Workflow-Komponenten von Dokumenten-Management-Systemen enthalten oft ausgezeichnete Beschreibungsmöglichkeiten für die betrieblichen Abläufe.

Durch den hohen Grad an Ordnung und Organisation, den ein elektronisches Archivierungssystem mit sich bringt, sind wir auch den rechtlichen Rahmenbedingungen besser gewachsen als mit Papierablagen.

 

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