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Der optimale Umgang mit Schriftgut 14/17 - Welche Funktionen brauche ich?

  

Der optimale Umgang mit Schriftgut 14/17

Welche Funktionen brauche ich?

Die praktische Anwendung eines elektronischen Archivierungssystems am persönlichen Arbeitsplatz und auch zuhause, erfordert im Grunde nur wenige Funktionen. Diese sind dafür aber unverzichtbar.

Zunächst einmal wollen wir zwei Arten von Dokumenten bearbeiten können, Dokumente, die wir selbst erstellt haben, die Ausgangsrechnungen für Ihren Nebenjob, Briefe, Texte, Tabellen etc und natürlich die eingehende Post, Zeitschriftenartikel, Aktennotizen, interne Mitteilungen etc, also eingescannte Dokumente.
 

CI und NCI

Die erste Grundfunktion also ist die Verarbeitung sowohl für CI-Daten, als auch für NCI-Daten. Bei den CI-Daten schließen sich weitere Wünsche an, z.B. die direkte Übernahme aus anderen Windows-Anwendungen.

Die zweite Grundfunktion ist die Verwaltung elektronischer Ordner und Register. Dabei ist ein freier Registereintrag natürlich unabdingbar. Jede brauchbare Software wird darüberhinaus ein alphabetisches und ein Monatsregister anbieten.

Die dritte Grundfunktion ist die Anlage und Registrierung neuer Dokumente. Dokumente sollen in Ordner und Register eigetragen werden können. Aber natürlich muss es auch möglich sein, auf dieses Konzept ganz zu verzichten und, sozusagen mit einem einzigen Ordner, eine vollständig chaotisch organisierte Ablage zu führen.
 

Wiederfinden durch Stichworte

Das wichtigste Element der Ablage ist die Vergabe von Stichworten für das Wiederfinden. Es muss möglich sein, mehrere Stichworte zu vergeben. Die Länge der Stichworte darf, wenn überhaupt, nicht auf weniger als 15 Stellen begrenzt sein. Zur späteren Suche wiederum muß eines der Stichwörter genügen. Es muß möglich sein, darin besteht schließlich der Sinn des Konzepts, innerhalb eines Ordners, eines Registers, oder eben über das gesamte Archiv zu suchen.

Zu den Grundfunktionen zählt natürlich, ein Dokument am Bildschirm anzuzeigen oder auszudrucken. Und ein klein wenig Komfort darf es dabei auch sein. Klar ist auch, dass es möglich sein muss, Dokumente umzubenennen oder Seiten hinzuzufügen.
 

Kommunikation

Ganz selbstverständlich ist, daß der Scanvorgang einfach und direkt aus dem Archivierungsprogramm gestartet werden kann. Weniger selbstverständlich, aber dennoch als K.O.-Kriterium zu werten, ist die Möglichkeit, Dokumente aus dem Archiv direkt auf eine Telefaxleitung auszugeben, denn die PCs ohne Modem werden wohl aussterben. Auch die bequeme Auswahl, ob denn nun ein Dokument auf der Festplatte oder auf einer WORM-Platte ausgegeben werden soll, gehört zum Pflichtanteil der Software.

CI-Dokumente, also vielleicht Texte, die Sie selbst beispielsweise mit MS Word erstellt haben, müssen natürlich wieder exportierbar sein. Nur so vermeiden Sie doppelte Speichervorgänge.

Die Einbettung in Windows und die Online-Hilfe setzen wir als selbstverständlich voraus. Dann stellen wir fest, daß es insgesamt gar nicht so sehr viele und komplizierte Anforderungen sind, die wir stellen wollen. Dennoch scheiden viele angebotene Programme durch irgendeines dieser Kriterien aus. Einige davon allerdings scheitern an einem der wichtigsten: Unnötigen Ballast und unsinnige Zusatzfunktionen wollen wir nicht.

So stößt man bei der Softwareauswahl fast automatisch auf ein fabelhaftes Produkt, das uns hier als Paradebeispiel dienen soll:

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