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Prioritäten setzen

Richtige Prioritäten machen den Erfolg

So setzen Sie
Prioritäten richtig
 

Wie geht "Prioritäten setzen"?In Notfällen ist jedem klar: Es gibt Wichtiges und Unwichtiges. Doch das gilt auch im Alltag. Tag für Tag.

Es gibt immer wichtige und unwichtige Aufgaben. Es gibt Aufgaben, die viel zum Erfolg beitragen und solche, die wenig beitragen. Und kaum jemand ist so unterfordert, dass er wirklich alles erledigen könnte. Deshalb ist es entscheidend, möglichst viel Wichtiges zu erledigen und möglichst viel Unwichtiges wegzulassen.

Diese Unterscheidung nennen wir "Prioritäten setzen". Dieses Wort stammt aus dem Lateinischen. "Prior" heißt nicht "wichtiger", sondern "früher". Wer Prioritäten setzt, entscheidet, was er zuerst tut und was später.

In welchen 7 Schritten macht man es besser?

1. Setzen Sie Prioritäten bewusster

Menschen, die regelmäßig auf Notfälle reagieren müssen, trainieren fast automatisch das Setzen von Prioritäten. Doch das ist die Ausnahme. Im Beruf herrscht viel zu sehr der Eindruck "Alles ist wichtig". Das Unterbewusstsein jedenfalls nimmt das so wahr. Schnell geht der Blick dafür verloren, dass auch unter sehr wichtigen Dingen immer ein Wichtigstes und ein Zweitwichtigstes existiert.

Wie geht "Prioritäten setzen"?"Immer das Wichtigste zuerst" ist eine Binsenweisheit, die man vom Großvater schon als Kleinkind eingetrichtert bekommt. Ihr liegt die Erkenntnis zugrunde, dass der Überraschungsanteil im Leben sehr hoch ist. Es kommt einfach immer wieder etwas dazwischen. Gut, wenn dann das Wichtigste bereits erledigt ist und nur weniger Wichtiges auf der Strecke bleibt.

Nun ist aber die Welt seit "Großvaters Zeiten" deutlich komplexer geworden. Wir müssen mehr überblicken als nur eine Kuh, ein Schwein und fünf Hühner. Ein Planungshorizont von nur einer einzigen wichtigsten Aufgabe wird nur sehr selten wirklich optimal sein. Doch wir brauchen auch heute noch einfache, zuverlässige Rezepte, mit denen wir möglichst wirksam von den weniger wichtigen zu den wirklich wichtigen Aufgaben umschichten können.

Lernen wir also, welche Schwierigkeiten mit dem Setzen von Prioritäten verbunden sind und wie wir diese lösen.

Der erste Schritt zu klaren Prioritäten ist, bewusst danach zu fragen. Verlangen Sie sich selbst diese Entscheidungen ab. Tag für Tag. Was ist wirklich wichtig?

 

Gertrud von Le Fort2. Auch die ganz großen Prioritäten

Machen wir uns aber nichts vor: Den größten Stress haben wir nicht dadurch, dass wir die Kleinigkeiten falsch beurteilen. Entscheidend ist, dass wir nicht ständig in den Prioritäten des Alltags unseren "Prioritäten des Lebens" zuwiderhandeln. Die Sehnsucht nach Familie, Gesundheit und Lebensglück verträgt sich nicht leicht mit Karriere.

 

Die Hand, die die Wiege bewegt,
bewegt die Welt

Gertrud von Le Fort

 

Klären Sie, was Ihre Ziele sind. Was wollen Sie vom Leben? Was sind die großen Perspektiven Ihres beruflichen Weges? Welche Träume haben Sie noch? Was ist Ihnen wirklich wichtig? Denn auf irgendwas müssen sich Prioritäten doch beziehen.

3. Lernen Sie, Wichtigkeit besser abzuwägen

Wenn wir Prioritäten setzen wollen, müssen wir sagen können, welche von zwei Aufgaben die wichtigere ist. Manchmal ist das leicht. Ob ich den Kunden Maier oder den Kunden Müller zuerst anrufen sollte, kann ich in der Regel "aus dem Bauch heraus" schnell entscheiden. Es erscheint uns einfach, weil die Aufgaben "ähnlich" sind. Aber wie ist es mit "Erst das Baby füttern oder schnell noch Eva anrufen bevor sie in die Mittagspause geht"? Oder "Lieber in die Probe der Jazzband oder zu Willis Geburtstagsparty?" Oder "Heute Abend mit Jonas einen Drachen bauen oder mit dem Kunden zum Abendessen?"

Aufgaben aus verschiedenen Lebensrollen

Eine erste Schwierigkeit besteht darin, Aufgaben aus ganz verschiedenen Lebensrollen gegeneinander abzuwägen. Es gibt keine wirklich klaren Regeln, wie Aufgaben aus verschiedenen Lebensgebieten verglichen werden können. Dieses Abwägen übernimmt unser Unterbewusstsein. Dieses Unterbewusstsein ist "voreingenommen" durch das Thema, das den breitesten Raum einnimmt. Oft ist das z.B. die Karriere. Wer nicht bewusst nachdenkt, bei dem kommen Gesundheit, Familie und vieles Andere einfach unter die Räder.

ÄpfelHauptproblem Äpfel und Birnen

Dieses Problem, ständig Äpfel mit Birnen vergleichen zu müssen, ist keine Ausnahme. Fast jede einzelne Prioritätsentscheidung ist so. Sie setzen bessere Prioritäten, wenn Ihnen das ganz klar wird:

Unterschiedlicher Zeithorizont

Das Festlegen von Prioritäten wird noch schwieriger, wenn man verschiedene Fristen oder Größenordnungen zu beachten hat. Sie wollen vielleicht Peter zum Geburtstag gratulieren und Sie sollten endlich mal eine Gebäudeversicherung abschließen. Der Geburtstag ist nun eben mal genau heute. Die Versicherung ist zwar bestimmt wichtiger. Aber ausgerechnet heute?

Unterschiedlich große Aufgaben

Soll ich jetzt nach dem Softwarefehler suchen? Braucht bestimmt den ganzen Tag. Oder soll ich vorher noch den Kunden Schmidt anrufen? Macht 10 Minuten. Und dann noch den Kunden Müller? Auch nur 10 Minuten. Man kann leicht den Tag füllen, ohne je die großen wichtigen Aufgaben anzupacken.

BirnenAngenehmes und Unangenehmes

Eine weitere Schwierigkeit steckt im Abwägen von Angenehmem und Unangenehmem. Es liegt einfach in unserer Natur, unangenehme Entscheidungen aufzuschieben und bevorzugt das zu tun, was wir gerne tun oder besonders gut können. Wir sind keine Rechenmaschinen. Selbst wenn es also exakte Regeln gäbe, wären wir gar nicht in der Lage, sie völlig diszipliniert zu befolgen.

Machen Sie sich stets bewusst, was Sie da gegeneinander abwägen. Kurz nachdenken ist schon die halbe Miete.

Teil und Ganzes

So etwas wie "Wohnzimmer saugen" oder "Gleich ganze Wohnung saugen", also ein Teil gegen das Ganze abwägen, ist dagegen nur ein Scheinproblem. Einfach mal anfangen. Und kleine Teile des einen Projekts gegen ein ganzes anderes Projekt abzuwägen, ist meistens auch unsinnig. In der Form "Das Geld für den neuen Abwasserkanal würde für die ganze Schillerstraße reichen, aber bei der Goethestraße nur zur Hälfe" ist auch gleich der wichtigste Lösungsansatz zu sehen. Wenn die Entscheidung groß genug ist, dass der Aufwand sich lohnt, dann fängt man an zu rechnen und stellt "Punkte", Euro oder Wählerstimmen gegenüber. (Eine gutes Werkzeug dafür ist eine Pro/Contra-Ansicht)

  

4. Prioritäten setzen als DenkprozessAbwägen nach Punkten oder Euro

Zwei Aufgaben gegeneinander abwägen ist also schon schwer genug. Wie geht man vor bei einer ganzen Liste?

Dieser wichtige Prozess des Abwägens von Prioritäten stellt uns vor eine ganze Reihe von Denkproblemen. Großes und Kleines, Angenehmes und Unangenehmes aus den verschiedensten Schauplätzen unseres Lebens ist nicht so einfach auf eine simple Liste zu bringen. Die eine objektiv wirklich wichtigste Aufgabe des Augenblicks gibt es vielleicht nicht. Und schon garnicht eine klare Liste der nächsten zehn Aufgaben.

Unser Gehirn ist noch nicht einmal in der Lage, mehr als etwa sieben Gesichtspunkte oder Aufgaben gleichzeitig gegenwärtig zu halten und in ihrer Gesamtheit zu beurteilen. Doch die Liste aller anstehenden Aufgaben kann schnell in die Hunderte gehen. Unser Gehirn ist auch nicht in der Lage, jederzeit fair mit angenehmen und unangenehmen Aufgaben oder mit klaren und unklaren Aufgaben umzugehen.

Schneller planen: Viele besonders gründlich planende Menschen neigen zum Aufschieben und zu einem unangemessen hohen Aufwand für das Abwägen von Prioritäten. Wie beim Schnelllesen, beim Brainstorming oder beim Schnelldiktieren gibt es auch ein Schnellplanen, das den Einfluss der Geschwindigkeit auf den Denkprozess ausnutzt. Probieren Sie gelegentlich aus, wie es sich auswirkt, wenn Sie sich nur wenige Sekunden für Ihre Prioritätsentscheidungen gönnen.

5. Komplexe Situationen strukturieren

Komplexe Situationen erfordern Hilfsmittel. Die Lösung liegt, wie so oft, in Papier und Bleistift oder in einer guten Software. Nur so können wir uns die Fülle und die Vielfalt der anstehenden Aufgaben buchstäblich vor Augen führen. Wir müssen Sie gliedern, strukturieren und einer Priorisierung erst einmal zugänglich machen.

Prioritäten zu setzen, kann man trainieren. Am besten tut man das als Bestandteil eines umfassendern Erfolgsmethodentrainings. Einfach und kostenlos geht das z.B. beim 25-Tage-Methodentraining.

Der nächste Schritt zur Verbesserung der Prioritäten ist also eine klare Gliederung. Früher hat man das tatsächlich auch mit Papier und Bleistift gemacht. Das Mittel der Wahl war ein Karteikasten oder gute Formulare, wie sie z.B. sehr einfach und wirksam von der bekannten Hirt-Methode eingesetzt wurden. Heute verwendet man eine "Outliner"-Software, wie z.B. in meineZIELE.Prioritäten

  

6. Wie kennzeichnet man Prioritäten?

In der Papierwelt versah man jede notierte Aufgabe mit einem, zwei oder drei Strichen, um die Priorität zu kennzeichnen. Ein Karteikasten ermöglichte bereits den Übergang auf eine Reihenfolge. Und eine Software wie meineZIELE kann regelrecht "fuzzy priorities" verwirklichen, also Prioritäten, die nur noch durch die Reihenfolge ausgedrückt werden.

Bei Teamarbeit ist es übrigens meist besser, bei den herkömmlichen, durch Striche gekennzeichneten Prioritäten zu bleiben. Wer jede Woche mit dem Beamer auf der Leinwand Projektfortschritte dokumentiert, sollte nicht ständig die Reihenfolge ändern, sondern Striche setzen. Veränderten Reihenfolgen kann meist nur derjenige gut folgen, der auch Maus und Tastatur bedient.

Ähnlich wie das Durchstreichen erledigter Aufgaben hat auch das Setzen der Prioritäten eine erstaunlich starke psychische, motivierende Wirkung. Wählen Sie also eine Kennzeichnung, die Ihnen auch gefällt. (Und vielleicht probieren Sie auch mal aus, wie es ist, einfach mit der Maus Aufgaben in die vier Quadranten des Eisenhower-Systems zu ziehen)

  

7. Anpacken

Der Übergang zur tatsächlichen Ausführung hängt vom Prioritätenhorizont ab. Wieviele "wichtigste Aufgaben" hat man im Auge?

Wer immer nur eine Aufgabe sieht, nach dem Prinzip "Das Wichtigste zuerst", der braucht kein weiteres Zeit- und Aufgabenmanagement, tut sich aber sehr schwer, Prioritäten verschiedener Projekte und Lebensrollen auch nur einigermaßen erfolgswirksam gegeneinander abzuwägen. Und doch gibt es viele Menschen, notorische Aufschieber vor allem, die den Prioritätenhorizont noch weiter verkürzen müssen: Was ist denn der erste Schritt der wichtigsten Aufgabe? (mehr über die First-Step-Methode)

PrioritätEin Prioritätenhorizont von 3 Top-Aufgaben ist auch ohne ein ausgefeiltes Aufgabenmanagement noch gut auf Papier machbar: Entscheiden Sie sich jeden Morgen für Ihre drei wichtigsten anstehenden Aufgaben. Dann packen Sie an und lassen nicht davon ab, bis alle drei erledigt sind. Dann beginnen Sie von vorne.

Aber auch hier täuscht man sich leicht über die Schwierigkeit, aus einer Menge von vielleicht tausend anstehenden Aufgaben stets die drei wichtigsten zu finden. Oft braucht man auch einfach deswegen schon einen noch größeren Prioritätenhorizont, weil man mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeitet. Man erwartet vielleicht in 10 Minuten einen Rückruf und beginnt schon mal mit der nächsten Aufgabe ...

Eine geniale Lösung hierzu ist in meineZIELE realisiert (dort kann man ohnehin frei wählen, ob man Striche, Farben, Icons oder die Reihenfolge zur Prioritätsbestimmung einsetzt):

Tagesblatt meineZIELEMit meineZIELE führt man eine nach Lebensrollen und Projekten gegliederte Aufgabenliste. Aus der Vielzahl der vorliegenden Aufgaben "aktiviert" man eine überschaubare Anzahl, vielleicht zwanzig oder dreißig Stück. Man rückt sie dadurch sozusagen in seinen Fokus und überblickt damit den Aufgabenvorrat einiger Tage. Erst aus diesem Vorrat wählt man sich - wenn man will - seine Top 3 Aufgaben. Jede Aufgabe, die man erledigt, führt wieder zurück in die ursprüngliche Aufgabengliederung. Und so wählt man stets von neuem diejenige Aufgabe aus, die nun für das selbe Ziel oder das selbe Projekt zur Wichtigsten geworden ist.

Dadurch drängt das System dem Anwender ständig neu diese Frage auf: Was ist wichtig und was nicht? Und so ergibt sich ganz systematisch eine Umschichtung hin möglichst wichtigen Aufgaben.

Prioritäten kann man nur im günstigsten Fall für sich selbst setzen. Im beruflichen Alltag stehen sie im Wettstreit mit den Prioritäten Ihrer Teamkollegen und Ihrer Kunden und mit fest eingeplanten Terminen. Je stärker dieser Einfluss wird, desto mehr nähern wir uns den Techniken des Projektmanagements an. Auch dort hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass man nicht nach Kalender arbeitet, sonder zuerst festlegt, was zu tun ist und dann erst, wann. Man spricht dann häufig von einer Gantt-Darstellung, hier ein Darstellungsbeispiel mit meineZIELE:

Zeitplan Gantt

  

Prioritäten von Kleinigkeiten

Manche Aufgaben sind einfach zu klein, um es jemals in die Top 3 zu schaffen. Und man sollte auch nicht uferlos viel Kleinkram über lange Zeit vor sich herschieben. Wenn eine kleine Aufgabe wichtig ist, dann kann man sie aber auch gut als erste Aufgabe zum morgentlichen "Aufwärmen" verwenden oder als Füllaufgabe, wenn man z.B. auf einen Rückruf wartet. Es ist wichtig, die Zahl der offenen Baustellen klein zu halten. Eine solche Füllaufgabe sollte daher auch fertig werden können.

  

Zu große Aufgaben

Es muss eine gute Chance bestehen, die 3 Top-Aufgaben eines Tages auch tatsächlich zu schaffen. Sonst schiebt man sie vor sich her und holt vielleicht doch neue Aufgaben dazu, wenn man zwei davon erledigt hat. Wer anfängt mit Top-Prioritäten zu arbeiten, sollte die Aufgaben klein genug wählen. Jede Aufgabe besteht aus mehreren Teilen, notfalls aus der wichtigeren Hälfte und der unwichtigeren Hälfte. Nehmen Sie in die Top 3 nur Aufgaben, die weniger als eine Stunde dauern. Aufgabenmanagement ist immer ein Abwägen im Spannungsfeld von Priorität und Umfang.

  

Prioriäten ändernZeit, den Kindern mal ein Märchen vorzulesen

Noch einmal ein Beispiel zum gegeneinander Abwägen: Lieber zwei Überstunden oder lieber noch eine Runde Joggen?

Beruf und Gesundheit sind beide wichtig. Beide kann man übertreiben und beide können krank machen. Und so ist es mit anderen Lebensrollen auch. Wir müssen es schaffen, unser Augenmerk immer wieder neu auf die verschiedenen Aspekte des Lebens zu lenken. Weiterbildung ist auch wichtig. Familie ist wichtig. Erholung ist wichtig. Gelderwerb ist wichtig. Alles zu seiner Zeit. Prioritäten müssen sich ändern können.

Mit einem besonders simplen Trick ist das wiederum in meineZIELE gelöst: Als Option gibt es einen "zyklischen Rollenfokus". Das heißt einfach nur, dass das Programm beim Starten jedesmal reihum auf einem anderen Projekt oder einer andern Lebensrolle startet.

  

Prioritäten sind unsere größte Reserve

Keineswegs immer, sondern meist nur zwanzig oder dreißig Prozent unserer Zeit arbeiten wir tatsächlich an der gerade wichtigsten anstehenden Aufgabe. Wenn wir diese Quote auch nur um zehn Prozent erhöhen, nimmt unser Erfolg erstaunlich fühlbar zu. Hier liegen unsere Reserven. Nicht in Überstunden, sondern in besseren Prioritäten.

Weiter: So setzt man Prioritäten ganz konkret ...

Prioritäten setzt man leichter, wenn man sich an Zielen ausrichtet. Also Zeitmanagement nicht zum Sekunden sparen, sondern zum Ziele erreichen ...