ALPEN-Methode

Wie Sie Ihre Tagesplanung verbessern mit der "ALPEN"-Methode ...

Die vielzitierte ALPEN-Methode (ursprüngliche Quelle allerdings unbekannt) ist weniger eine Zeitmanagement-Methode als vielmehr eine Merkformel für 5 wichtige Schritte im täglichen Zeitmanagement:

Die Alpen-Methode

A Aktivitäten und Aufgaben notieren

L Länge, also Zeitdauer, abschätzen

P Pufferzeit reservieren (typisch 40% für Unvorhergesehenes)

E Entscheidungen über Weglassen, Prioritäten etc treffen

N Nachkontrolle und Unerledigtes auf nächsten Tag übertragen

Warum schriftlich?

Schriftlich zu planen, verhindert, dass wir etwas vergessen. Außerdem verstärkt es unser Commitment zu einer Aufgabe. Schriftliche geplante Aufgaben werden eher in die Tat umgesetzt als nur im Kopf geplante Aufgaben.

Warum die Zeit schätzen?

Zeitmanagement funktioniert nur, wenn es realistisch ist. Dazu müssen wir eine klare Vorstellung bilden, wie lange wir für bestimmte Aufgaben brauchen.

Warum Pufferzeit vorsehen?

Eingeplante Zeit wird meistens aufgezehrt. Jede Aufgabe kann man schließlich noch ein wenig genauer und besser erledigen. Zusätzliche Pufferzeiten werden natürlich auch aufgezehrt. Sie sind ausschließlich für Unvorhergesehenes da und nicht dafür, Aufgaben länger auszudehnen.

Warum Prioritäten?

Tüchtige Menschen haben praktische immer weit mehr Aufgaben und Ideen als sie je ausführen könnten. Ein Teil bleibt immer unerledigt. Es ist äußerst wichtig, dass das möglichst nur unwichtige Aufgaben sind. Die wichtigen Aufgaben machen den Erfolg aus.

Warum Nachkontrolle?

Die Alpen-Formel stammt aus der Zeit, als man Zeitmanagement noch mit einem Zeitplanbuch aus Papier durchführte. Da musste Unerledigtes auf den nächsten Tag vorgetragen werden. Das bleibt uns am PC erspart. Nachkontrolle im Sinne von "Immer mal wieder schauen, ob man noch in der Spur ist", braucht aber auch das modernste Zeitmanagement auf dem PC.

Realistisches Zeitmanagement: die Alpen-Methode

Es macht uns erfolgreicher, wenn wir schriftlich planen, was wir tun wollen. Das gilt auch für die Tagesplanung im Zeitplanbuch. Ziele und Aufgaben aufschreiben, das ist ein Erfolgsfaktor. Zeitmanagement darf aber keine Theorie sein mit einer täglich aufs Neue frustrierend langen Liste unerledigter Aufgaben.

Ein einfaches Merk-Schema hilft mit, diese Planung realistisch zu machen: Die ALPEN-Methode.

Die ALPEN-Methode ist eine "Methode", die im Wesentlichen der klassischen Jagd nach Zeitersparnissen dient. Es geht hierbei nicht um das Erreichen Ihrer Ziele, sondern einzig um das optimale Einteilen der Zeit. Im Gegensatz dazu ist etwa die Top-3-Methode an Ihren Zielen und Erfolgen ausgerichtet.

Wie wird eine Tagesplanung realistisch?

Eine realistische Planung setzt voraus, dass alle wichtigen Aktivitäten schriftlich notiert werden. Von jeder dieser Aktivitäten müssen wir wissen, wie lange sie dauert. Dazu benötigen wir Pufferzeiten von etwa 40 %, bei vielen Berufsgruppen allerdings auch deutlich mehr oder deutlich weniger. Entscheiden Sie nach Ihrem Gefühl.
Je stärker man sich an "Aktivitäten" statt an "Zielen" orientiert, desto mehr Pufferzeiten braucht man. Denn was man einmal begonnen hat, macht unser Unterbewusstsein lieber erst "ganz perfekt", bevor es eine neue und noch unbekannte Aufgabe angeht.

Dann erst legen wir Prioritäten fest und entscheiden, was wir weglassen. Die Entscheidung über die Prioritäten entscheidet über den Erfolg. Geben Sie niemals Lieblingsaufgaben den Vorzug. Stufen Sie niemals unangenehme Aufgaben unangemessen zurück!

Klar, dass wir am Ende prüfen, was erledigt ist und was wieder vorgetragen werden muß. Prüfen Sie, ob Sie sich an Ihre Vorsätze gehalten haben oder ob Sie doch wieder angenehmen Aufgaben den Vorzug vor Wichtigem eingeräumt haben.

Zeitmanagement darf nicht in exzessive Zeitplanung münden. Planen Sie nicht genauer als notwendig. Auch Planung kostet Zeit. Versuchen Sie, Zeitplanung einfach zu halten. Simple, ja banale Regeln sind dafür das richtige Mittel.

Pufferzeiten werden meist mit 40 % veranschlagt.
Sie sind aber stark von der Berufsgruppe abhängig.
Versuchen Sie, Ihren konkreten Bedarf an Pufferzeiten festzustellen.

Was taugt die Alpen-Methode?

Als Merkregel verkörpert diese Methode das Mindestmaß an Zeitmanagement, das wir benötigen. Aufgaben schriftlich zu planen und Prioritäten zu setzen, ist gut und auch an den anderen Punkten gibt es wenig zu kritisieren. Doch Vorsicht bei den Pufferzeiten. Aufgaben von geringer Priorität brauchen in der Regel keinen Puffer, sondern ein Maximum. Und es ist auch gut, nicht den einzelnen Aufgaben einen Puffer zu geben, sondern nur als Ganzes Freiraum für Unvorhergesehens einzuplanen. Wir neigen nämlich sehr stark dazu, einmal vorgesehene Zeit auch völlig aufzubrauchen und dafür oft völlig unnötige Details mit zu bearbeiten.

Probieren Sie das also aus. Aber selber nachdenken kann nicht schaden.

Konzentrieren Sie sich nicht ausschließlich auf die Aufgaben der Tagesarbeit. Planen Sie Erfolge. Legen Sie fest, welche Ziele Sie dafür setzen müssen. Fangen Sie mit dem wichtigsten Teilziel an.

Die Alpen-Methode ist nur eine grundsätzliche Merkregel. Es spielt für die Anwendung keine Rolle, ob Sie einfach nur Papier und Bleistift verwenden, ein ausgereiftes Zeitplanbuch oder eine hochkarätige Zeitmanagement-Software wie meineZIELE.

Alles 5 Teile gleich wichtig?

Die Aktivitäten zu den 5 Buchstaben der ALPEN-Methode sind nicht gleich wichtig. Zwingend nötig ist nur das Notieren der Aufgaben. Die Nachkontrolle war zwingend nötig beim Zeitmanagement auf Papier, bei einer Software dagegen wird natürlich automatisch vorgetragen und die Nachkontrolle kann fließend in die Tagesarbeit eingebaut werden.

Prioritäten zu setzen, ist unsere wichtigste Reserve. Bei reiner "Sachbearbeiter-Tätigkeit" spielt sie dagegen eine geringe Rolle, weil in vielen Fällen ganz einfach alle Aufgaben bearbeitet werden müssen. Prioritäten müssen zumindest nicht vorgeplant werden. Besonders augenfällig ist das im Gesundheitswesen. Patienten werden in der Reihenfolge des Eintreffens behandelt. Jeder kommt dran. Ganz selbstverständlich wird man Notfälle kurzfristig dazwischennehmen. 

Das ist aber keine Prioritätenplanung wie bei Management- und Projekttätigkeit. Dort sind Prioriäten äußerst wichtig. Aber man denkt oft nicht dran. Wenn ein Schaden eingetreten ist, dann ist es eh zu spät. Und verpasste Gelegenheiten bemerkt man hinterher auch nicht. Entscheidend ist, dass man ganz automatisch an Prioritäten denkt und darüber entscheidet. Das macht den Wert so einfacher Merkformeln wie der ALPEN-Methode aus.

Die Abschätzung der Zeitdauer, wie sie die Alpen-Methode fordert, ist oft garnicht möglich, beispielsweise bei der Suche nach einem Programmfehler. In solchen Fällen sind dann auch Pufferzeiten nicht wirklich sinnvoll. Zeit, die man sich einplant, wird tendenziell immer aufgezehrt und ob sie reicht, weiß man sowieso nicht. Das P der Alpen-Methode könnte man dann vielleicht nicht als Pufferzeiten, sondern als Puffer- oder Reserveaufgaben interpretieren: Man plant ein machbares Aufgabenvolumen und hält immer Reserveaufgaben bereit für den Fall, dass etwas schneller fertig wird als geplant.

Wenn ein persönliches Zeitmanagement stark von Zielen und Prioritäten dominiert wird, kann man auf Pufferzeiten ganz verzichten, beispielsweise bei der zyklischen Prioritätensteuerung von meineZIELE. Es kommt nicht darauf an, seine Zeit optimal zu verplanen, sondern die richtigen Aufgaben zu lösen!!

Nutzen Sie auch unser "25-Tage-Erfolgsmethoden-Training" und das "15-Tage-Strategietraining".

Pufferzeiten werden praktisch immer aufgezehrt, einfach weil man Dinge perfekter macht, wenn noch Zeit bleibt. Planen Sie lieber einen großen Block "Zeitreserve" für alle Aufgaben zusammen und halten Sie die Planung der Einzelaufgaben knapp!