Willst Du mit Zeitmanagement den Tag geschickt vollstopfen? Das ist Blödsinn. Die richtige Richtung ist viel wichtiger als das höchste Tempo. Zeitmanagement soll Dir helfen, mehr Wichtiges zu erledigen und dafür weniger Unwichtiges. Lies hier, worauf es ankommt:
Verlorenes Geld ist ersetzbar,
verlorene Zeit ist für immer vorbei.
Zeitmanagement hat viele Ansatzpunkte. Hier zunächst die Wichtigsten:
Gutes Zeitmanagement hat nicht nur mit "Zeit sparen" zu tun. Gutes Zeitmanagement muss uns auf Ziele ausrichten und unsere Kräfte optimal einsetzen. Dann erst kommen Dinge wie
Zeitmanagement-Tipps werden heute verbreitet wie Horoskope. Doch Zeitmanagement dient nicht der Unterhaltung. Tipps sind wertlos, wenn man nichts daraus macht. Wende Zeitmanagement an! Das Leben ist kurz.
Tipps alleine sind zwar unterhaltsam,
aber leider schnell
vergessen.
Dauerhaft wirksam ist nur Knowhow mit Werkzeug.
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gelingt mehr ...
Bündle Deine Kräfte wirksamer und richte sie auf die wichtigsten Aufgaben. Wir helfen dabei.
Stress entsteht, wenn wir Zeit für Unwichtiges verbrauchen und Wichtiges liegenbleibt. Geklärte Ziele ersparen uns diese Entscheidungen nicht, aber machen sie leichter und schneller. Auf Ziele ausgerichtetes Zeitmanagement vermindert Stress wirksam.
Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen, nicht sie perfekt einzuteilen. Wir wollen damit Zeit sparen, Zeit besser nutzen und sie in Erfolge umsetzen. Zu gutem Zeitmanagement gehört natürlich geschickte Verwaltung und Optimierung. Aber reicht das aus?
Nein: Zeit einteilen und den Arbeitstag optimal vollstopfen? Das ist genausowenig Zeitmanagement wie der Blick zur Uhr.
Man kann kein Schiff mit der Uhr lenken. Und das Leben auch nicht. Wir brauchen einen Kompass. Gutes Zeitmanagement ist das, was aus Zielen Erfolge macht.
Die richtige Richtung, das Ziel, ist viel wichtiger als Arbeitstempo und Anstrengung.
Am Lebensende blickt man vielleicht fragend zurück, ob man seine Zeit gut genutzt hat.
Man würde aber nicht fragen, ob die Zeit optimal eingeteilt war. Die Sekunden würden nicht interessieren. Man wird fragen, was man erreicht hat. Ob das Leben erfüllt war mit dem, was man haben wollte. Ob man seine Kindheitsträume wahr gemacht hat. Erfolg ist, wenn durch Planen und Handeln das eintritt, was man wollte. Erfolg in diesem Sinne ist es, der ein erfülltes Leben schafft.
Sind für Dich die Minuten wichtiger als die Stunden? So wie auf der Uhr oben?
Natürlich soll man auch die Sekunden achten. So wie man den Pfennig ehren soll, um des Talers wert zu sein. Aber verschwende keine Stunden für Dinge, die nur Sekunden wert sind!
Zeitmanagement ist nur dann eine Erfolgsmethode, wenn es Erfolg herbeiführt. Erfolg ist, wenn Du durch planen und handeln etwas herbeiführst, was Du haben wolltest.
Wir können jede Minute mit Tätigkeiten vollstopfen. Aber das ist wenig wert. Könnten wir nicht freier und glücklicher sein? Mehr Zeit haben für Familie und Partnerschaft? Mehr Zeit haben für uns selbst? Für die Dinge, die uns wirklich interessieren?
Man kann diese Erkenntnis übertreiben. Manche verwechseln gar Faulenzen mit Lebensglück. Manche konzentrieren sich zu sehr aufs Glücklichssein und vergessen ihre materielle Basis. Und sie lernen nie das Glück kennen, das eine Leistung und ein Erfolg erzeugt.
Der optimale Gebrauch der Zeit wird für jeden Menschen anders ausfallen. Er ist immer ein schwer erreichbares Gleichgewicht. Der Gebrauch der Zeit und unser Lebensglück hängen eng zusammen. Die Balance der Lebensrollen und persönliche Erfüllung dürfen im Vordergrund stehen. Aber das Zeitmanagement dreht sich umso mehr um klare gute Ziele. Um das optimale Vollstopfen des Kalenders geht es einfach nicht.
Wenn Du also das Thema Zeitmanagement anpacken willst, denken bitte daran: Es geht im Leben nicht nur darum, wie schnell und effizient wir etwas tun. Pünktlichkeit ist gut. Richtung ist wichtiger: Was wir tun.
Man benutzt das Wort Zeitmanagement für zwei verschiedene Begriffe:
Um das Letztere, optimale Nutzung seiner Zeit, geht es hier.
Persönliches Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen, nicht zu organisieren. Es geht um Ziele planen, Prioritäten setzen und "Zeitfresser" eliminieren. Da gibt es verschiedene Haupt- und Nebendisziplinen. Statt Zeitmanagement spricht man oft auch von Selbstmanagement oder ganz allgemein von Arbeitsmethodik.
Oft wird Zeitmanagement missverstanden. Man versucht, möglichst präzise seine Zeit zu verplanen. Das hilft aber nur Personen mit besonders vielen Kontakten, Repräsentationspflichten und Terminen. Erfolgreich ist man, wenn man nicht die Zeit verplant, sondern Pläne macht. Man ist erfolgreicher, wenn man zuerst festlegt, was man erreichen will. Dann erst überlegt man, wann die Einzelschritte anzupacken sind.
Die vielen nützlichen Randgebiete und Details legen nahe, Zeitmanagement intensiv zu üben und auszuprobieren. Benutze dazu unser 25-Tage-Methodentraining.
Es gibt im Grunde 6 verschiedene Arten von professionellen Angeboten:
Die meisten Software-Produkte organisieren nur den täglichen Kleinkram. Zielorientierung klappt am besten mit einem klassischen Zeitplanbuch aus Papier oder mit meineZIELE.
Wer sowieso tun muss, was ihm gesagt wird, braucht seine Zeit nicht zu managen. Zeitmanagement ist etwas für Menschen, die nicht als Sachbearbeiter immer wieder dasselbe tun. Die großen Vorteile hat man als Führungskraft oder bei Projektarbeit. Denn dann hat man immer wieder andere Aufgaben.
Der Erfolg von Zeitmanagement beruht nicht nur auf besserer Organisation. Mehr noch beruht er auf der psychologischen Wirkung.
Für viele Menschen ist Zeitmanagement im Kern eine Motivationsmethode. Wer alles aufschreibt, was zu tun ist, kann alles abstreichen, was erledigt ist. Das gibt eine Menge Energie zurück. Überhaupt hat Schreiben etwas Magisches an sich. Ziele niederzuschreiben steigert das Commitment auf ein solches Ziel. Das ist sozusagen unsere Selbstverpflichtung, dieses Ziel zu erreichen. Das lässt sich auch im wissenschaftlichen Sinne leicht nachweisen. Bei gleichen Zielen sind diejenigen, die sie schriftlich festhielten, erfolgreicher.
Kernstück des Zeitmanagement ist die optimale Planung von Zielen, Zeit und Prioritäten. Früher benutzte man dafür üblicherweise ein Zeitplanbuch. Heute sind Smartphones eine wertvolle Unterstützung bei der Terminverwaltung. Für Zielverfolgung allerdings eignet sich bis heute Papier oder ein normaler PC deutlich besser. Mehr Details zur Entscheidung PC, Smartphone oder Zeitplanbuch ...
Wer in der Papierwelt bleiben möchte, nutzt einen Ringbuchordner oder ein Buch mit Federleisten. Das richtige Format ist A6 mit einem Blatt pro Kalendertag. Ergänzende Organisationsteile sind ein alphabetisches Register sowie Wochen- und Monatsblätter.
Wer häufig am PC arbeitet, findet ein besonders gutes Organisationsmittel in meineZIELE. Das ist ein Programm, das nicht einfach nur ein Zeitplanbuch im PC abbildet. Es macht in arbeits- und erfolgsmethodischer Hinsicht weit mehr möglich als ein gewöhnlicher Organizer.
Im Zeitplanbuch werden schriftlich und lückenlos langfristige Ziele in immer handlichere Portionen zerteilt. Zeitplanbücher aus Papier legen immer einen Kalender zugrunde. Dann kommt man, ausgehend von einem Jahresplan auf Monats- Wochen- oder Tagespläne. Ein PC-Programm kann da mehr: Ein Outliner macht eine wesentlich stärkere Zielorientierung möglich.
Zeitplanbücher
aus Leder und Papier haben noch immer ihre Vorteile.
Sie sind einfach und das Schreiben in Handschrift
führt zu einem stärkeren Commitment. Vorteile
der Software liegen da, wo viele Aufgaben
auftreten. Aber noch wichtiger ist sie, wo zugehörige Dokumente
und Dateien ins Spiel kommen. Software erleichtert die Verknüpfung von Aufgaben
und Informationen enorm.
Klar strukturierte Ziele und Aufgaben führen
zur Umschichtung. Wir gelangen von weniger wichtigen
zu den wichtigen Aufgaben. Der Erfolgszuwachs ist messbar .
Entscheidend ist, dass man immer das in den Vordergrund stellt, was man erreichen möchte. Das sollte nicht im täglichen Kleinkram untergehen!
Mehr über Zeitplanbücher:
• Papier oder elektronischer
Organizer?
• Ein Kalender
ist kein Zeitplanbuch
•
Produktbeispiel
•
Der Organisationsteil des
Zeitplanbuchs
Aufgaben, die man in die Tagesplanung übernimmt, bestehen oft nur aus Stichworten. Je mehr die Formulierung die Form eines Ziels annimmt, desto besser. Auch kurze Aufgabentexte sollten nicht aussagen, was man tun, sondern was man erreichen will.
In der Papierwelt waren kleinformatige Zeitplanbücher im Format A6 die Wirkungsvolleren. Sie zwangen zu einer prägnanten Ausdrucksweise und zur Konzentration auf Wesentliches. Auch gute Zeitmanagement Software kann Prägnanz fördern.
Zeitmanagement
entstand aus der Verwendung von Kalenderbüchern.
Gliederung nach Zeitabschnitten prägt es bis heute.
Erfolgswirksamer wäre aber Gliederung nach der Sache: Das heißt, aus großen,
unüberschaubaren Zielen eine klare Struktur
zu gewinnen. Durch sinnvolles Gliedern kommen wir zu kleinen, unmittelbar
ausführbaren Einzelschritten.
Auf Papier ist strukturieren schwierig, auf dem PC aber kein Problem. Man kann außerdem eine Gliederung erstellen und aus anderem Blickwinkel sehen. meineZIELE etwa bietet auch Ansichten wie Mind Map oder Sektormap. Entscheidend ist, dass man das "Denken in Kalenderblättern" hinter sich lässt. Man muss lernen, in Zielen, Teilzielen und Aufgaben zu denken. Dann ergibt sich sogar eine Lösung für zugehörige Dokumente und Dateien von ganz alleine.
Hier
ein einfaches Beispiel:
Du willst einen neuen Arbeitsplatz finden.
Dann erstellst Du eine einfache Gliederung
der Dinge, die Du dafür tun musst.
Die Lösung für die Zusatzinfos ist bereits zu erkennen: Die Nummern, hinter Zeugnisse (A2) und Stellenanzeigen bearbeiten (A3) verweisen auf einen Pultordner. Dann heißt das: Die Kopiervorlagen für die Zeugnisse liegen in Fach 2. Die Stellenanzeigen haben Sie in Fach 3 gesammelt.
Elektronische Dokumente würde man als Hyperlink elektronisch verknüpfen. Man nennt dieses Verfahren sowohl beim Papier als auch bei Dateien "chaotische Ablage". Ein Klick und die Datei ist auf dem Bildschirm.
So kann man sich schnell eine klare Übersicht über eine größere Aufgabe verschaffen. Das vermeidet Aufschieben und das Risiko, etwas zu vergessen. Erst wenn Ziele und Aufgaben klar sind, planst Du den Zeitpunkt.
Jede Aufgabe versieht man mit einer Priorität. Meist reichen drei Stufen, also niedrige, mittlere und hohe Priorität. Grundsätzlich werden die Aufgaben mit hoher Priorität zuerst angepackt. Das ist völlig unabhängig davon, wie unangenehm sie sind. Und wieviele unwichtige Aufgaben gleichzeitig anstehen, ist egal.
Wir wollen damit die Konzentration der Kräfte auf das Wesentliche erreichen. Streng eingehaltene Prioritäten stellen sicher, daß man an seiner wichtigsten Aufgabe arbeitet. Sein Tagespensum schafft man nicht immer. Aber man ist sicher, wenigstens die wichtigsten Ziele erreicht zu haben. Man hat die Zeit nicht mit irgendwelchen nebensächlichen Lieblingsaufgaben vertrödelt.
Extrem simpel und doch überaus wirksam ist die Top-3-Methode: Beginne jeden Tag damit, die drei wichtigsten Ziele dieses Tages festzulegen. Packe an und lass nicht mehr davon ab, bis alle drei erledigt sind. Ziehe zwischendurch keine Aufgabe nach. Was sollte Dich noch unterbrechen können? Es waren schließlich Deine wichtigsten Aufgaben. Diese völlig simple Methode hat schon Traumkarrieren eröffnet und große Vermögen geschaffen.
Orientiere Prioritäten an Deinen Zielen und nicht nur an den Notwendigkeiten des Tagesgeschäfts!
Prioritäten ändern sich ständig. Mit dem Herannahen
eines Termins empfinden wir Eiliges als wichtiger. Manchmal werden
Aufgaben mit der Zeit wichtiger, insbesondere,
weil ihre Vielzahl die Übersicht mindert. Meistens
ist dieser Eindruck jedoch falsch. Zeitmanagement
kann dazu beitragen, den objektiven Umgang mit Prioritäten
zu fördern. Siehe auch Eisenhower-Prinzip.
Vorsicht übrigens: Wer sehr stark auf Prioritäten
achtet, erreicht manchmal das Gegenteil. Zeitmanagement
muss auch die Balance zwischen verschiedenen Lebensrollen
wahren. Eine gute Lösung, hier in einem kurzen
Info-Clip, ist eine zweistufige Prioritätenvergabe.
Die dritte Säule des Zeitmanagement ist ungestörtes Arbeiten. Es geht um die systematische Beseitigung von Störungen und Unterbrechungen des Arbeitsablaufs. Störungen kommen nicht nur von außen.
Wer fühlt sich nicht an Salvador Dalis surrealistische Gemälde erinnert: Die Zeit schmilzt unwiederbringlich dahin. Es sind Störungen und Schwächen wie Unlust, die uns viel Zeit rauben. Schwatzhaftigkeit, Tagträumen, Scheinarbeit, Übermüdung oder Entscheidungsschwäche sind vergleichbar schädlich.
Es gibt im Wesentlichen zwei Verbesserungs-Ansätze:
Zeitmanagement-Training für die Praxis bietet unser (kostenloses) 25-Tage-Methodentraining
