Welcher Organizer
bringt mehr?

Womit organisiere ich mich?

Ist es sinnvoller, seine Zeit mit einem Zeitplanbuch aus Papier zu planen? Oder mit dem Smartphone? Oder direkt im PC? Mit Organizer-Software oder gibt es etwas Besseres? Was kann Zeitmanagement-Software heute? Für wen ist welche Lösung die beste?

 

Was ist arbeitsmethodisch sinnvoll?

Ein Organizer ist nur dann nützlich, wenn mit ihm mehr gelingt als ohne. Es kommt also auf die pfiffigsten Arbeitsmethoden an. Was nur gut aussieht,
macht sich vielleicht gut auf einem Schulhof. Es bringt aber im Berufsleben so wenig Zusatznutzen wie der Krokodilledereinband eines Taschenkalenders. Arbeitsmethodik eignet sich nicht als Statussymbol.

Was also ist wirklich erfolgswirksam?

1. Klassische Lösung: Zeitplanbuch aus Papier

Wenn schon Papier, dann wählen Sie bitte ein Zeitplanbuch im Format DIN A6 (Westentaschenformat). Das kleine Format zwingt zur Konzentration auf das Wesentliche. Die Zeiten, in denen riesige Zeitpanbücher im A5-Format Kompetenz und Tatkraft ausstrahlten, sind vorbei.

Wichtig sind: Passendes Kalendarium, alphabetisches Register.

Unwichtig, außer für sehr spezielle Anwendungen, ist die Vielzahl an Formularen. Praktisch alle Anbieter von Zeitplanbücher beider Größen bieten sie an. Verwenden Sie, wann immer möglich, einfache karierte Blätter ohne Vorgaben.

Wer Blätter für das Zeitplanbuch mit dem Computer bedruckt, braucht ein Buch mit Ringverschluss. Das ist leider unnötig dick und eine enorme Platzverschwendung. Die linke Seite kann nur mühsam beschrieben werden.

Wirklich genial sind Bücher mit sogenannten Federleisten. Hier kann man die linke Seite beschreiben, das Buch ist sehr schlank. Das Einhängen von Dokumenten ist in Form von "Faltbüchern" möglich.  Meine Empfehlung: Intelligent, elegant und methodisch perfekt ist das erst seit wenigen Jahren verfügbare Zeitplanbuch X47.

Gegenüber elektronischen Organizern hat das herkömmliche Zeitplanbuch den Vorteil der Handschrift. Schreiben statt Tippen ergibt eine wesentlich stärkere und ganzheitlichere Gehirnaktivierung. Was dagegen fehlt, sind Sortierfunktionen, sauberes Radieren und Kommunikationsunterstützung ...

Genial: Brieftaschen-Zeitplanbuch

Die perfekte Flächennutzung der gerade genannten X47-Technik macht noch kleinere Zeitplanbücher möglich. Sie sind noch deutlich kleiner sind als die üblichen Timer in A6-Format. Besonders genial finde ich die weltweit einzigartigen Duo-Produkte: Geldbörse und Zeitplanbuch in einem einzigen Produkt. Schon der kleinere, der Duo1, hat zwei Geldscheinfächer. Bis zu drei Zeitplanhefte passen hinein. Es gibt Platz für vier Kreditkarten, Ausweis, Kalender, Faltbuch und Stift. Er hat zur Not Platz in der Tasche eines Herrenhemds!!

Das ist übrigens aus der gigantischen Vielfalt verfügbarer Zeitplanbücher meine persönliche Wahl. (Ich persönlich benutze den Duo1 und meineZIELE.)
 

2. Zeitmanagement-Software für Wiederholtätigkeiten: Organizer

Bei der Organizersoftware kann man klar zwischen zwei Anwendergruppen unterscheiden: "Sachbearbeiter" und "Manager". "Sachbearbeitertätigkeit" bedeutet das Wiederholen ähnlicher Aufgaben. Als technische Lösung hat sich Microsoft Outlook durchgesetzt.

Das angenehmste Produkt dieser Art war der inzwischen veraltete Lotus Organizer. Mit hervorragender Optik und intuitiv bedienbarer Oberfläche war er den papierenen Zeitplanbüchern nachempfunden. Insbesondere, wer lange ein normales Zeitplanbuch gewohnt war, wusste ein solches Hilfsmittel zu schätzen. Das Programm machte papierlos das, was ein Zeitplanbuch aus Papier auch schon konnte.

Der Lotus Organizer war immerhin ein Software-Zeitplanbuch, das seinen Namen verdiente. Aber hinter dem, was heute an erfolgswirsamer Unterstützung möglich ist, bleibt er weit zurück. Er bietet eine gute Aufgabenverwaltung, hilft aber nicht, sich an Zielen zu orientieren. Es geht um Tätigkeiten und Termine.

Diese kalenderorientierten Produkte eignen sich gut für den "täglichen Kleinkram". Für Entscheider sind sie dagegen eher ein Hindernis als eine Hilfe. Trotzdem ist natürlich Zeitmanagement-Software für "Sachbearbeitertätigkeit" fast auf jedem PC zu finden.

3. Zeitmanagement-Software für ziel- und projektbezogenes Arbeiten:
Erfolgssysteme / Managementsoftware

Die Anforderungen an Zeitmanagement-Software für Managementtätigkeiten sind größer. Menschen, die immer wieder etwas anderes, meist projektartiges tun, fallen in die Kategorie Managementsoftware. Management heißt planen, entscheiden und etwas erreichen. Wer das will, braucht nicht nur einen Kalender. Er braucht vor allem sinnvolle Strukturierungsmittel. Management- oder Projektarbeit muss mit hierarchisch struturierten Einträgen für Aufgaben und Ziele umgehen können.

Die üblichen Organizer mit ihren linearen ToDo-Listen sind dafür nicht zu gebrauchen. Zumindest leisten sie keinerlei erfolgsrelevanten Beitrag.

 

 

Das methodisch pfiffigste Produkt dieser Art, ein tatsächlich erfolgswirksames System, ist meineZIELE. Das ist im Kern eine Zeitmananagement Software. Ihre besonderen Stärken liegen in der Klärung und Erreichung größerer Ziele. Den täglichen Kleinkram kann man allerdings ebenfalls damit abwickeln. Genial ist die "1-Griff-Ablage". Dokumente, sowohl auf Papier als auch elektronisch, werden nicht "geordnet". Sie werden direkt Zielen und Aufgaben zugeordnet.

Das Produkt ist also gleichzeitig die Ideallösung für "lebende Dokumente". Nähere Informationen über meineZIELE finden Sie hier.

In größeren Unternehmen wird meist Lotus Notes oder Outlook für die Kommunikation eingesetzt. Das gilt auch für das Kalenderwesen und die zahlreichen "Meetings". Wer eine Managementsoftware braucht, kann beide Produkte leicht mit meineZIELE kombinieren.

Es ist einfach, eine Managementsoftware wie meineZIELE auch für Wiederholtätigkeiten einzusetzen. Umgekehrt funktioniert das aber leider nicht so gut. Für Berufsgruppen wie Zahnärzte, mit einem hohen Zeitanteil an Wiederholtätigkeiten, ist das wichtig. Ihr Zeitmanagement sollte sich an dem kleineren, aber sehr wichtigen Management-Anteil zu orientieren.

 

 

Große Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern häufig keine Nutzung von Managementsoftware. Als Notlösung haben sich daher vielerorts Mindmap-Programme als Ersatz für Zeitmanagement Software eingeschlichen. Mind Maps sind ein gutes Hilfsmittel beim Lernen und bei der Ideenfindung. Sie haben jedoch im Zeitmanagement nichts verloren.

Beim Zielemanagement sind sie dagegen eine ausgezeichnete zweite Sichtweise. (Das zweite Auge bringt die Perspektive). So kann meineZIELE zwischen prioritätsbetonter Ziele-Ansicht und strukturbetonter Mindmap-Ansicht wechseln.

Zeitmanagement Software für Personen mit Management-Tägigkeit muss den Kräfteeinsatz optimieren. Sie muss Ziele, Projekte, Aufgaben und Termine wirkungsvoll verzahnen. Dabei muss sie die Kräfte gezielt auf die gerade wichtigsten Aufgaben zu lenken. Zeitmanagement-Software für Sachbearbeitertätigkeit hat andere Schwerpunkte. Es geht um "nichts mehr vergessen" und "intensiveres Vollstopfen der Zeit". Auch das kann die Leistung steigern. Das Umschichten der Prioritäten bringt allerdings wesentlich größere Leistungssteigerungen.

4. Wichtig für Selbständige und Unternehmer: Strategische Organizer

Organizer, die für Sachbearbeiter-Tätigkeit gedacht sind, brauchen natürlich keine Unterstützung von strategischen Überlegungen. Ein Unternehmer will in sein Zeitmanagement auch strategische Überlegungen unmittelbar einfließen zu lassen. Portfolio- oder Matrix-Diagramme, Rating. und Profildarstelungen etc sind in der Regel in Organizersoftware nicht enthalten.

 

 

Als einziges Zeitmanagementprogramm bildet hier wieder meineZIELE eine Ausnahme. In der Version mZ Pro findet sich ein ganzes System zur Strategiefindung. Jede Funktion hat einen unmittelbaren Übergang in das tägliche Zeitmanagement.
 

5. Dokumentenbezogene Lösungen: Elektronischer Leitz Ordner ELO

Ideal für "tote Dokumente" ist die Nutzung einer Archivierungssoftware. Das sind Dokumente, die nicht mehr mit aktuellen Projekten und Zielen verbunden sind. Gleiches gilt bei sich immer in ähnlicher Weise wiederholenden Aufgaben. Dann kann eine Aufgabensammlung direkt über eine sogenannte chaotische Ablage führen.

ELO ist ein hervorragendes Werkzeug zur elektronischen Ablage von Dokumenten aller Art. Muss man ohnehin ständig auf Dokumente zurückgreifen, lohnt sich kein zusätzliches papierenes Zeitplanbuch.

In vielen Anwendungsfällen ist es angebracht, meineZIELE und ELO gleichzeitig zu verwenden. Das gilt insbesondere bei vielen Selbständigen, bei denen sich ständig Managementtätigkeiten und Wiederholtätigkeiten mischen. Beispiele sind Zahnärzte und Steuerberater.

Für Knowhow-Dokumente eignen sich sowohl das vergangenheitsorientierte ELO als auch das zukunftsorientierte meineZIELE. Eine geniale Speziallösung ist in diesem Fall OneNote von Microsoft.

6. Exotische und veraltete Konzepte:
Mini-Organizer ohne Eingabemöglichkeit

Manchmal scheint der winzigste Organizer der Beste zu sein. Wenige Funktionen, wenig Ballast. (veraltetes) Beispiel: Rex von Franklin Dieser Mini-Organizer hatte keine direkte Eingabemöglichkeit. Alle Daten wurden im PC gepflegt und auf den Rex heruntergeladen. Veraltet.

Für Nutzer von meineZIELE gibt es eine genialere Lösung:
Ein Faltbuch: Der schnellste und einfachste Weg vom PC in Ihre Brieftasche
oder in Ihr Zeitplanbuch.

7. Datenbank-Uhren

Datenbank-Uhren waren praktisch,
sind aber durch Smarthones abgelöst worden.

8. Smartphone

Electronic Organizer / Smartphone mit Stiftbedienung, Fingerbedienung oder Tastatur

Elektronische Organizer nannte man lange Zeit PDA (Personal Digital Assistent). Seit dem Siegeszug des iPhone hat sich der Begriff Smartphone durchgesetzt. Was keine Handy- und Internet-Funktionen bieten kann, hat auf diesem Markt ausgedient. Doch Zeitmanagement auf dem Smartphone eignet sich natürlich nicht für "die großen Pläne". Perfekt ist es dagegen für den täglichen Kleinkram.

Die permanente Email-Erreichbarkeit hat die persönliche Arbeitsmethodik nicht nur verbessert. Immer mehr unnützer Müll wird hin und her gemailt. In Sitzungen geht es heute manchmal zu wie auf dem Pausenhof einer Schule.

Der entscheidende Nachteil des Smartphone gegenüber einem guten Zeitplanbuch ist: Auf dem Smartphone organisiert man sich noch stärker nach dem, was man tun soll. Was man erreichen will, kommt zu kurz. Man hat also dieselben Nachteile linearer ToDo-Listen, wie bei Outlook oder Lotus Organizer. Das Terminmanagement funktioniert mit modernen Smartphones durchaus gut. Erfolgsrelevantes Zeitmanagement ist damit aber noch nicht möglich.

Viele Smartphones bringen methodisch viel weniger, als man erwartet hat. Umso wichtiger ist die Kombination mit einem guten Produkt auf dem stationären PC.

Es handelt sich bei den Smartphones um den dynamischten Teil dieser vielfältigen arbeitsmethodischen Möglichkeiten. Wenigstens teilweise wird es allmählich besser.

Konkrete Empfehlung:

Wenn Sie ausschließlich "in der Papierwelt leben", sollten Sie ein X47 in A6 verwenden. Wenn Sie weitgehend am PC arbeiten, verwenden Sie meineZIELE. Und in sehr vielen Fällen wird es sinnvoll sein, beide Lösungen zu kombinieren.

Für Smartphones geben wir wegen der schnell wechselnden Modelle keine konkrete Empfehlung. Durch die guten Schnittstellen, z.B über Outlook oder ICS-Kalender lassen sich Termine sekundenschnell z. B. von meineZIELE auf ein iPhone übertragen. Das klappt mit den meisten Geräten auf dem Markt.