Spickzettel-Methode

Die Spickzettel-Methode: Geniale Knowhow-Bank aufbauen ...

Was macht man mit den kleinen Detail-Infos? Das, was heute als Post-It irgendwohin geklebt wird? Einzelkram, der nirgendwo richtig reinpasst?

Eine genial einfache Sache

Vor einigen Jahren machte ich bei einem hoch intelligenten Mitarbeiter eine interessante Beobachtung.

Obwohl er in seinem Hobby sogar internationale Schachmeister das Fürchten lehrte, war mein Mitarbeiter sehr bescheiden und zeigte einen besonderen Hang zur Einfachheit. Das galt auch für die Art und Weise, wie er das Gelernte festhielt und ausbaute.

Seine Methode war äußerst einfach. Er benutzte trotz seines umfangreichen und vielfältigen Aufgabengebiets nur eine einzige Textdatei, in die er alle seine Notizen eintrug. Jede Telefonnummer, jeder Programmname, Vorgehensweisen bei allem, was er zu erledigen hatte, Checklisten,Geräteeinstellungen, einfach alles. Und in kürzester Zeit hatte er von Datenstrukturen über Rechneradressen bis zu den Telefonnummern der Außendienstmitarbeiter alles parat, was ihm in seiner täglichen Arbeit begegnete. Die Suchfunktion der Textverarbeitung brachte ihn zielsicher zu jeder gewünschten Information.

Meiner eigenen Dokumentation, durchaus sorgfältig, aber eben auf viele Stellen verstreut, war seine Methode weit überlegen.

Eine Knowhow-Bank

Mein Mitarbeiter trug in seiner Datei die unterschiedlichsten Informationen zusammen. Er machte keinen Unterschied zwischen Sachwissen, Dokumentation von bereits Erledigtem oder Hinweisen, wie bestimmte Probleme gelöst werden können. Er sammelte praktisch alles wichtige Knowhow über seine Arbeit: Er schuf eine Knowhow-Bank oder, anders ausgedrückt, einen riesigen Spickzettel.

Ist die Spickzettel-Methode gut?

Die Informationssuche über Stichwörter in knapp gehaltenen Texten klingt etwas gefährlich. Ein Tippfehler könnte theoretisch eine Information unauffindbar machen. Und wenn die Methode für den Menschen gut war, der die Infos selbst festgehalten hat, dann konnte sie doch nutzlos sein für die Weitergabe der Dokumentation an andere. Jeder bevorzugt eigene Bezeichnungen und Stichworte ...

Ich war anfangs skeptisch, aber auch äußerst neugierig. Und die Praxis, jahrelange Beobachtungen und Tests, gab der Methode recht. Ein Spickzettel dieser Art ist trotz der Einfachheit ein nahezu perfektes Instrument, um Wissen festzuhalten.

Ein Spickzettel sollte kurz und prägnant sein: So, als ob Sie ihn mit eigenen Händen in Stein meißeln müssten.

Beachten Sie noch ein paar Hinweise und es kann losgehen:

Was genau aufschreiben?

• Es geht nicht ohne ein "Gerüst". Schreiben Sie nicht wahllos und chaotisch auf, sondern ordnen Sie nach Themen. Neue, unabhängige Themen dürfen aber durchaus einfach am Ende angefügt werden.
• Ergänzen Sie Abkürzungen durch ausgeschriebene Bezeichnungen
• Verwenden Sie auch alternative Stichwörter
• Notieren Sie auch eigentlich selbstverständliche Dinge
• Schreiben Sie nicht ab, sondern verweisen Sie auf den Ort, an dem die Information steht: z. B. Handbuch Band II Seite 334. Ausnahme: Infos, die Sie tatsächlich ständig brauchen. Nutzen Sie Kopiermöglichkeiten.
• Notieren Sie auch Gründe für bestimmte Vorgehensweisen

Legen Sie auf Ihrem Spickzettel auch das Thema "Notfall" an. Notieren Sie hier die Telefonnummern Ihrer Ärzte, Zahnarzt, Krankenhaus, Polizei, Vergiftungszentrale, Krankenkasse, die Blutgruppen der ganzen Familie, Pass- und Ausweisnummern, Notfallnummern für Kreditkartenverlust, Sperrung der EC-Karte, ADAC, Ihr Autohaus, Ihre Versicherungsagentur, Impfungen, Medikamente,... Es lohnt sich!

Legen Sie auf Ihrem Spickzettel auch das Thema "Notfall" an. Notieren Sie hier die Telefonnummern Ihrer Ärzte, Zahnarzt, Krankenhaus, Polizei, Vergiftungszentrale, Krankenkasse, die Blutgruppen der ganzen Familie, Pass- und Ausweisnummern, Notfallnummern für Kreditkartenverlust, Sperrung der EC-Karte, ADAC, Ihr Autohaus, Ihre Versicherungsagentur, Impfungen, Medikamente,... Es lohnt sich!

Diese Methode ist extrem einfach. Man kann keine Bücher darüber schreiben und keine Seminare darüber verkaufen. Aber die Methode ist trotzdem außerordentlich wertvoll. Benutzen Sie sie!

Was könnte man noch besser machen?

Ein Spickzettel dieser Art ist nicht ganz perfekt. Er macht nämlich auch Arbeit. Hier sind ein paar erhebliche Verbesserungen, wenn Sie anstelle von Word oder WordPad einfach die Spickzettel- Funktion von meineZIELE verwenden:

• Struktur nutzen: Als Nutzer von meineZIELE legen Sie eine umfangreiche hierarchische Struktur Ihrer Rollen und Ziele an. Zumindest Teile dieser Struktur eignen sich als Ordnungsrahmen für Ihre Knowhow-Bank. Wenn Sie möchten, können Sie diese Struktur benutzen und automatisch in Ihren Spickzettel eintragen.
• Einträge übernehmen: In der Planung von Zielen und Aufgaben ist bereits viel Knowhow, Kontaktionformationen etc enthalten. Mit meineZIELE brauchen Sie diese Dinge nur einmal zu schreiben.

Ein Spickzettel benötigt eigentlich nur das, was Windows schon mitbringt.
In Verbindung mit meineZIELE wird das Verfahren allerdings nochmals deutlich leistungsstärker.

• Automatische Zuordnung: meineZIELE findet automatisch von der Aufgabe, die Sie gerade erledigen, zu den zugehörigen Informationen. Das ist sehr vorteilhaft sowohl bei der Anlage, als auch beim Abrufen der Informationen.
• Chaotische Ablage: meineZIELE unterstützt eine elektronische Chaotische Ablage. Hinweise auf Dateien, z. B. Dokumente im Elektronischen Leitz Ordner ELO, können an den Spickzettel weitergegeben werden. Die verbundenen Dateien werden mit nur drei Mausklicks direkt geöffnet.
• Schutz: Ihr Knowhow-Spickzettel kann möglicherweise auch sehr vertrauliche Inhalte tragen.
  meineZIELE ermöglicht eine chiffrierte Ablage.