Schriftgut 15/17

Der optimale Umgang mit Schriftgut 15/17

Paradebeispiel ELO

ELO Office, mittlerweile in Version ELOoffice 11. ist ein Paradebeispiel für die optimale Organisation von Schriftgut. Der Hersteller Leitz bürgt mit über 100 Jahren Organisationserfahrung für vorbildliche Qualität und eine durchdachte und praxisorientierte Lösung.

Diese Kurzbeschreibung von ELO ist Teil einer ausführlichen Behandlung des optimalen Umgangs mit Schriftgut. Bisher wurden die arbeitsmethodischen und technischen Kriterien für eine optimale Organisation herausgearbeitet. Diese Kriterien sind sehr anspruchsvoll. Wenn man den genannten Auswahlkriterien auch noch Einfachheit und Klarheit hinzufügt, scheint die Suche aussichtslos. Aber die Lösung existiert. Sie heißt ELO.

Ein erfahrener und solider Hersteller

Ein führender Hersteller von Organisationsmitteln, hat seine über 100 Jahre Organisations-Erfahrung in ein erstklassiges Softwareprodukt eingebracht, den Elektronischen Leitz Ordner, kurz ELO. Die 100 Jahre Organisationsberatung spürt man, wenn man sich ELO näher ansieht. Heute ist der Hersteller von ELO ein selbständiges Unternehmen: ELO Digital.

Das Produkt

ELO ist ein System zur Archivierung und Verwaltung von Schriftgut. Mit einem Scanner werden Dokumente in einen Rechner eingelesen, mit Suchmerkmalen versehen und verdichtet abgespeichert. Das Original wirft man in der Regel weg. Auch eigene Dokumente, beispielsweise mit MS Word erstellte Briefe etc, verwaltet ELO mit. Ausgefeilte Suchmöglichkeiten erleichtern den Zugriff auf die gewünschten Dokumente. Es gibt mehrere Versionen: ELO Home, ELO Office und ELO Professional.

Per Anzeige, Ausdruck, Fax oder E-Mail gibt ELO die Dokumente wieder heraus. Das bedeutet: Die gesamte Papierablage ist jetzt nicht mehr nötig. ELO spart eine Menge Zeit, Platz und Geld. Ihre ganzen Papierberge schrumpfen auf ein paar CDs zusammen.

ELO Office 4.5 vereinigt das bewährte, einfache Bedienkonzept mit einer umfassenden Menge von Funktionen. Direkt integriert sind jetzt automatische Schrifterkennung (OCR) und Volltextrecherche! ELO wird damit mehr denn je dem Anspruch gerecht, ein universelles Werkzeug für den Umgang mit Schriftgut zu sein.

Daneben bietet ELO verschiedene Hilfsfunktionen wie elektronische Haftnotizen, Sicherheitsfunktionen, automatische Wiedervorlage, Hilfsmechanismen zur Automatisierung immer wiederkehrender Dokumentarten und so weiter. Diese Funktionen sind untereinander geschickt abgestimmt und weit entwickelt. Schönes Beispiel: In ELO können sogar über ein Mikrofon gesprochene Notizen angehängt werden und dann beispielsweise am Arbeitsplatz der Sekretärin auf einem PC mit Soundkarte und Lautsprecher wiedergegeben werden...

Die Kommunikation

Für eine solche Software sind die Kommunikationsfunktionen besonders wichtig. ELO integriert deshalb die Anbindung ans Rechnernetz des Unternehmens, Fax, E-Mail, Postkorbfunktionen, Einbindung in Word oder Paperport und so weiter zu einem Arbeitsinstrument aus einem Guss. Es benutzt dazu die auf dem Rechner bereits verfügbaren Programme.

Der "Aktenplan"

ELO besitzt zwei prinzipielle Zugangsmöglichkeiten zu Dokumenten: Die Suche über beim Abspeichern vergebene Stichworte und eine Gliederung nach herkömmlichem Aktenplan als eine Art logische Klammer. Diese Anordnung hat sich bewährt, da sich für die Vergabe von Stichworten manchmal zu viele Alternativen bieten, die dann bei der Suche wieder durchprobiert werden müssten. Viele Anwender wollen auch ganz einfach ihre gewohnte Arbeitsweise mit möglichst wenig Veränderung durchrationalisieren.

ELO bietet eine saubere Gliederung in Archive, Aktenschränke, Ordner, Register und Dokumente. Diese Elemente können völlig frei nach den Bedürfnissen des Anwenders erstellt werden. Eine recht brauchbare Beispielkonfiguration wird mitgeliefert. Auch die Register sind sehr flexibel. So könnte beispielsweise eines der mitgelieferten Standardregister mit selbsterstellten freien Einträgen gemischt werden.

Für wen ist ELO gedacht?

ELO ist keine Branchensoftware, sondern ein äußerst universell einsetzbares Grundwerkzeug. Vom Studenten bis zum Großunternehmen kann praktisch jeder und jede Organisation von ELO profitieren. Einzelplatzanwendungen sind gerade auch für Selbständige, Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten, EDV-Berater, Handwerker, Pfarrer, Versicherungsvertreter, Vereinsarbeit etc und für leitende Angestellte hervorragend geeignet. Daneben gibt es zahlreiche Spezialanwendungen (z. B. Notenarchiv eines Musikvereins).

Der Nutzwert in größeren Unternehmen ist außerordentlich groß, vor allem was die Beschleunigung von Unternehmensabläufen betrifft. Während die Verarbeitung von computergerechten Datenfeldern gut organisiert und häufig schon übertrieben ist, sind alle Arten von Sonderfällen, handgeschriebene Notizen und so weiter zum Hemmschuh für die Entwicklung geworden. Hier schafft ELO Abhilfe.

Welche Hardware braucht ELO?

Ein durchschnittlicher PC reicht für die Bedürfnisse bisheriger ELO-Versionen völlig aus. Alle Scanner mit TWAIN-Schnittstelle werden unterstützt.

Wie groß ist der Lernaufwand?

Archivierungssysteme benötigen normalerweise einen beträchtlichen Schulungsaufwand. Gerade hier ist ELO eine besonders rühmliche Ausnahme. Die einfache Bedienoberfläche und das geniale Konzept machen eine Schulung überflüssig. Die Funktionen sind selbsterklärend bzw mit Hilfe des übersichtlichen Handbuchs leicht zu erlernen.