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Zeitplanbücher und Organizer richtig nutzen

Zeitplanbücher und Organizer richtig nutzen

Zeitplanbuch

Das Zeitplanbuch ist kein Terminkalender!

Optimales Zeitmanagement besteht nicht aus einer Sammlung von Tips und Tricks, sondern aus einer Methode. Es geht darum, Ziele und Erfolge zu planen. Wer nur seine Termine damit verwaltet, hat nur wenig Nutzen.

 

  

  

Ein Terminkalender wäre kein Erfolgsfaktor

Einen Terminkalender kann jeder führen. Dabei spielt es keine Rolle, welches Format dieser Planer hat. Es spielt keine Rolle, ob man dafür einen Organizer verwendet für 1000 Euro oder ein Zeitplanbuch aus Wasserbüffelleder oder einfach nur Papier und Bleistift. Positive Auswirkungen auf den persönlichen Erfolg sind aus einem Terminkalender nicht zu erwarten.

  

Ein Zeitplanbuch ist ein Erfolgsfaktor

BesprechungDer feine Unterschied liegt nicht in Äußerlichkeiten. Man kann selbst ein so geniales Gerät wie die (inzwischen veraltete) Psion Serie 5 täglich benutzen, ohne daraus Nutzen zu ziehen. Es kommt darauf an, wie man diese Geräte oder Zeitplanbücher nutzt.
Zeitmanagement muss von Zielen ausgehen. Stellen Sie sich vor, was Sie in einem Jahr, einem Monat, einer Woche und an einem Tag erreichen wollen. Formulieren Sie diese Ziele. Kurz und bündig. Wenn Sie nur hinschreiben "15.30 Uhr Herr Maier", dann ist das ein Termin. Ihr Ziel ist aber doch nicht dieser Termin, sondern etwas, was Sie dabei erreichen wollen. Das Ziel lautet vielleicht: "Neue Preisliste für Firma Maier durchsetzen", oder "Kürzungsmöglichkeit im Jahresbudget der Abteilung Maier finden" oder "Herrn Maier die Maschine xy verkaufen".

Der Wert von Selbstmanagement liegt darin, sich mit seinen Zielen zu beschäftigen, sich immerfort stärker auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wir erreichen unsere Ziele nur, wenn wir uns ihrer bewußt werden. Deshalb ist die Formulierung von Zielen äußerst wichtig. Der Termin selbst, die Uhrzeit, ist ein Faktum, an das wir uns einfach nur erinnern müssen. Dafür genügt eine programmierbare Armbanduhr.

  

Aufgabengliederung

Man spricht häufig von "To-Do-Listen". Auch das ist oft nur Ausdruck einer falschen Einstellung. Wer nur aufschreiben will, was er heute zu tun hat, dem genügt ein Blatt Papier und ein Bleistift. Dasselbe mit einem Organizer oder einem Zeitplanbuch zu tun, ist überflüssig. Solche Listen sind andererseits natürlich sinnvoll. Das ist richtig. Man listet solche Dinge auch mal im Zeitplanbuch auf. Aber es ist zweitrangig. Wichtig sind die Ziele und deren Aufgliederung.

Tipp: Führen Sie unser "25-Tage-Methodentraining" durch!

Legen Sie also Ihre Ziele fest. Teilen sie sie auf in Teilziele und zwar genau so weit, dass Sie jedes Teilziel überblicken können. Es muss klar sein, dass in diesen Teilzielen keine "weißen Flecken" mehr sind, die man nicht einschätzen kann. Ein Teilziel muss in Zeitaufwand und Mitteln einschätzbar sein. Sie sollten sich sicher sein, dass dieses Teilziel erreichbar ist. Wenn Sie nicht genau wissen, wie Sie das anfangen sollen, dann teilen Sie weiter auf.

Auf diese Weise kommt man von langfristigen, großen Zielen zu kurzfristigen, kleinen Zielen. Im Zeitmanagement teilt man häufig nach zeitlichen Perioden in Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesziele auf. Eine solche Gliederung muss ein Zeitplanbuch oder ein Organizer ermöglichen, wenn Sie erfolgsorientiertes Zeitmanagement anstreben.

Siehe auch "Tipps zur Nutzung des Organisationsteils in einem Zeitplanbuch"

  

Prioritätenelektronische Organizer

Wer etwas erreichen will, muss Prioritäten setzen. Im Zeitplanbuch genügen ein, zwei oder drei senkrechte Striche hinter der Aufgabe, um die wichtigen von den weniger wichtigen Aufgaben und Ziele zu unterscheiden. Und denken Sie daran: Was garnicht wichtig ist, gehört nicht in das Zeitplanbuch, sondern in den Papierkorb.

  

Organizer: Nicht nur Organisieren

Man spricht vom "Organizer", weil im Vordergrund das Organisieren steht. Dem entsprechen auch die Fragen, die ein potentieller Nutzer stellt: Verträgt sich der Organizer mit dieser oder jener Software auf dem PC? Kann man Daten problemlos herunter- und hochfladen? Das sind wichtige und sinnvolle Funktionen. Sie sind die Basis. Aber das ist es nicht, was den Wert des Zeitmanagement ausmacht. Ein Organizer taugt nur dann etwas, wenn mit ihm mehr gelingt als ohne. (Wenn Sie ein Statussymbol brauchen, hängen Sie vielleicht besser ein Elchgeweih an die Wand, als zweitklassige Arbeitsmethodik zu nutzen.)

 

RollenorientierungKinder

Niemand bedauert auf dem Totenbett, dass er nicht noch mehr Zeit im Büro zugebracht hat. Ein Mensch sollte mehr erreichen wollen, als nur der reichste Mensch auf dem ganzen Friedhof zu werden. Dazu braucht er eine Sichtweise, die seine Rollen im Leben berücksichtigt. Sie sind vielleicht Abteilungsleiterin, aber vielleicht auch Ehefrau und Mutter, Mitglied Ihrer Religionsgemeinschaft... Sie haben Verwandte und Freunde. Vielleicht treiben Sie Sport. Vielleicht haben Sie Hobbies. Sie sind ganz gewiss jemand, der dazulernen will, der seine Gesundheit bewahren möchte und vieles andere mehr.

Bezeichnen wir diese Orientierungen als Rollen. In jeder dieser Rollen wollen Sie etwas erreichen. Wer aber seinen Kindern ein guter Vater sein möchte, der braucht Zeit für sie. Wer seine Gesundheit bewahren will, muss Zeiten der Ruhe und der Anstrengung einplanen. Wer ein guter Ehepartner sein möchte, sollte in seiner To-Do-Liste auch mal einen Blumenstrauß unterbringen ...

Rollenorientierung im Zeitmanagement bedeutet, dass man sich für jede seiner Rollen Wochenziele vornimmt und diese behandelt, wie alle beruflichen Ziele auch. Näheres über Rollenorientierung finden Sie in dem sehr empfehlenswerten Buch von Covey. Optimal ist die Balance verschiedener Projekte und Lebensrollen in einer zweistufigen Prioritätenbildung wie in meineZIELE realisiert.

  

Rollenorientierung mit dem Organizer?

Mit einem Zeitplanbuch ist klar, wie man Rollen organisiert. Man schreibt einfach auf seinem Wochenblatt die Rollen untereinander und dahinter jeweils ein oder mehrere Ziele, die man sich für diese Rolle setzt. Lebensrolle BerufstätigkeitMan kürzt die Rolle mit einem Buchstaben ab. Dann findet sich hinter B wie Bildung vielleicht ein Buchtitel, den man in dieser Woche lesen möchte und unter dem Anfangsbuchstaben der Ehefrau ein Theatertermin und der Blumenstrauß.

So etwas muss spontan kommen. Das ist das übliche Argument gegen diese Art der Rollenorientierung. Wenn die Sache mit den Blumensträußen spontan klappt, dann ok (Wieviele waren es denn in den letzten 5 Jahren?)

Ein Zeitplanbuch kann noch so schlecht sein. Diese Planung ist immer möglich. Notfalls auf einem Notizblatt. Bei einem Organizer sieht es anders aus. Allzusehr haben die Konstrukteure das Organisieren im Sinn gehabt. Bei kleineren Geräten ist es äußerst umständlich, manchmal unmöglich. Hier liegt der Vorteil der Palmtops mit Tastatur. Man kann beliebige Tabellen- und Textdateien anlegen. Die Formulierung von Zielen ist frei. Die Organisation nach Rollen über eine "Rollenziel"-Datei ist mühsam. Zeitmanagementsoftware für den PC ermöglicht das aber in der Regel ganz einfach.

  

Nicht nur Details

Jeder Organizer und jedes Zeitplanbuch muss eine lange Reihe von Einzelfunktionen bieten. Sonst gilt das Produkt als primitiv. (siehe auch Beispiel Zeitplanbuch) Es kommt aber für gutes Zeitmanagement entscheidend auf Einfachheit an. Das System wird besser mit jeder Funktion und jedem Formular, das Sie durch eine einfachere Lösung entbehren können.

Zeitplanbuch, Organizer oder Palmtop?

Literatur Arbeitsmethodik