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Wie nutzt man den Organisationsteil eines Zeitplanbuchs?

Wie nutzt man den Organisationsteil eines Zeitplanbuchs?

Ein Zeitplanbuch enthält nicht nur ein Kalendarium, sondern auch einen Organisationsteil. Hier einige Tipps für seine NutzungZeitplanung.

Weniger ist mehr

Viele Zeitplanbuch-Benutzer wählen Ihr Zeitplanbuch nach der Anzahl verschiedener Formulare oder Informationsblätter, die der Anbieter mitliefert. Diese Fülle bedarf aber einer gründlichen Überprüfung.

Die Informationsblätter, Portotabellen, Flugpläne, Bußgeldtabellen und vieles andere mehr mögen interessant klingen und sprechen einen unserer primitivsten Triebe an: Den Sammeltrieb. Und so schleppt mancher, ohne je darüber nachzudenken, Flugpläne oder amerikanische Hoteladressen mit sich herum, ohne je im Leben ein Flugzeug betreten zu haben. Fazit: Misten Sie aus. Schleppen Sie nur das mit, was Sie persönlich wirklich benötigen.

Ähnliches gilt für Formulare. Prüfen Sie, welche Formulare Sie wirklich benötigen. In der Regel ist das beste Formular ein Stück kariertes Notizpapier.
 

Die Datenbank

Praktisch jedes Zeitplanbuch enthält ein alphabetisches Register. Damit aber nicht genug. Für verschiedenste Zwecke gibt es weitere Register mit bunten Tabs oben und sogar unten. Das ist manchmal sinnvoll. Aber auch hier gilt: Weniger ist mehr.
 
FormulareDas alphabetische Register ist doch nicht darauf beschränkt, mit Adressen gefüllt zu werden. Warum heften wir nicht zum Buchstaben I ein Blatt für Ideen? Oder zum Buchstaben G ein Blatt mit allen wichtigen Geburtstagen. Oder unter F ein Blatt für Freizeitideen. Geschenkideen, periodische Termine, Sport, Mängel und Möglichkeiten und einzelne Projekte lassen sich allesamt einfach unter den Buchstaben des Registers ablegen. Wozu also weitere Register?

Wenn es ein Patentrezept für Zeitplanbücher gibt, dann dieses: Im Zweifel einfacher. Trotzdem wäre es Unfug, von Vorneherein auf die Möglichkeiten eines guten Zeitplanbuchs zu verzichten. Probieren Sie aus, was Ihrer Situation optimal entgegenkommt. Aber behalten Sie im Hinterkopf: Nicht alles, was mit dem Zeitplanbuch mitgeliefert wird, muss auch benutzt werden.
 

Datenbank bei Federleiste-Büchern

Wer es gewohnt ist, eine Datenbank in diesem Sinne zu nutzen, gerät seit der Verfügbarkeit der eleganten Federleiste-Zeitplanbücher (z.B. X47) in einen Gewissenskonflikt: Doch selbstverständlich lässt sich eine Datenbank auch in Heftform so aufbauen:

Tragen Sie einfach die Seitennummer eines Informationsblattes in das alphabetische Register ein. Beispiel: Sie verwenden ein Zeitplanbuch mit nur drei Federleisten: Für das Kalendarium, ein ABC-Register und ein Heft mit karierten Blättern. Nun möchten Sie ein Blatt mit Geschenkideen anlegen. Das nächste freie Blatt im karierten Heft ist Seite 10. Dann beschreiben Sie einfach die Seite 10 mit Ihren Geschenkideen. In Ihrem alphabetischen Register schreiben Sie vor oder nach den Adressen mit G einfach hin: Geschenkideen Seite 10. Fertig. Oder Sie schreiben auf der ersten Seite ein kleines Inhaltsverzeichnis. Eine sehr einfache Lösung, wenn man bedenkt, dass man die Schreibfläche in einem Federleisten-Buch viel besser ausnutzt. Sie sehen auch hier: Das Einfachste ist das Beste.
 

Ziele, Pläne, Analysen

Immer mal wieder im Leben ist es notwendig, eine Situation ausführlich zu analysieren, wenn man optimale Entscheidungen treffen will. Man gliedert ein Problem, listet Gesichtspunkte, Für und Wider, Kosten und Nutzen auf. Größere Projekte werden ausführlich durchgeplant. Teilpläne enstehen. Skizzen, Tabellen und vieles andere kommt vielleicht hinzu. Wohin mit diesen Dingen?

Ein Zeitplanbuch sollte das enthalten, was wir immer dabeihaben wollen. Komplexe Pläne usw. gehören in einen Ordner im Schrank. Oder in den PC. Oder in einen elektronischen Organizer wo Information weder Gewicht noch Platz beansprucht. In einem Zeitplanbuch aus Papier sollten wir es nicht herumschleppen.

Die Möglichkeit, solche Papiere unterzubringen, ist auch kein Argument für A5-formatige Ringbücher. Sorgfältige Analysen fertigt man auf sinnvollerweise auf Papier des Formats A4 oder gar A3.
 

Chaotische Ablage

Denken Sie daran, dass wir auch sonst nicht einfach alle Unterlagen im Zeitplanbuch unterbringen sollten. Sparen Sie sich die Mehrkosten für einen Reißverschluss und verzichten Sie auf Zettelwirtschaft aller Art. Lesen Sie dazu auch die Hinweise unter Chaotische Zwischenablage


Zeitplanbuch, Organizer oder Palmtop?

Literatur Arbeitsmethodik