Atmendes Zeitmanagement

Die medizinische Seite

Die Erfordernisse und die Möglichkeiten zur Planung ihres Alltags und zur zielgerichteten Nutzung ihrer Zeit ist stark veränderlich. Das gilt insbesondere zwischen den Zeiten von Gesundheit und Krankheit oder zwischen den verschiedenen Zuständen einer bipolaren Störung. Während man etwa einen Beinbruch nicht zum Anlass nehmen wird, sein Zeitmanagement zu verändern, hängen bei psychischen Problemsituationen, insbesondere bei wiederkehrenden Krankheitsbildern, wesentliche Aspekte der Lebensführung davon ab, wie gut man sein Zeitmanagement an wechselnde Erfordernisse anpassen kann.

Situationswechsel

Zeitmanagement in Verbindung mit einem Krankheitsfall bedeutet oft den kompletten Austausch der Situation. Eben noch zahlreiche berufliche Termine auf Wochen hinaus geplant. Jetzt plötzlich nur noch ein paar Arzttermine und das Allernotwendigste für die Daseinsbewältigung. Es verschieben sich nicht einzelne Termine, sondern die Gesamtsituation. So wie der Wechsel von einer Woche Nachtdienst zur Frühschicht. Wenn man gerade Spätschicht hat, dann passt z. B. die Kirchenchorprobe am Mittwoch Abend einfach nicht mehr hinein. Und so ist es mit allen Abend-Terminen.

Im Falle psychischer Erkrankungen gibt es diesen Situationswechsel nicht nur, weil Dinge zeitlich nicht mehr zu schaffen sind. Vielmehr ist es so, dass auch die Art der wahrgenommenen Termine zu berücksichtigen ist. Dann ist eben "Schwimmen gehen im überfüllten Stadtbad" während einer Manie einfach nicht mehr sinnvoll. Und bei einer Depression wird es nötig sein, ein paar sportliche Aktivitäten neu einzuplanen.

Nicht nur die Art der Termine und Aufgaben kann sich so schlagartig ändern, sondern auch Anzahl und Vielfalt, dann etwa wenn dem Aufkeimen einer Manie entgegen gewirkt werden soll. Bei Depressionen ist es der Umfang der Einzelpositionen und der zeitliche Horizont, die sich schlagartig ändern. Plötzlich ist eine Situation da, in der Betroffene auch Kleinigkeiten schriftlich planen sollten, die sonst völlig selbstverständlich und aus dem Kopf erledigt werden. Und während man sonst viele Termine schon Monate im Voraus plant, liegt der Planungshorizont jetzt unter Umständen bei einem Vormittag oder noch kürzer.

Allen diesen Fällen gemeinsam ist ein drastischer Einschnitt in das persönliche Zeitmanagement.

Medienwechsel?

Mit diesen drastischen Veränderungen geht oft auch ein Wechsel der Hilfsmittel einher. Während man gesund und tatkräftig ist, plant man auf dem PC mit komplexen Projekten und unter Einbindung der zugehörigen Dokumente und Dateien. Während einer Depression stapelt sich vielleicht Post ungeöffnet im Wäschekorb und die Tagesplanung macht man auf dem Einkaufszettel.

Wer mit wiederkehrenden Depressionen rechnet, weiß auch, wie er sich zuletzt verhalten hat, insbesondere ob es gelang, das Selbstmanagement auf dem PC aufrecht zu erhalten. Wenn nicht, dann sollte man sich vorbereiten, Gewohnheiten einüben, einen Wandkalender und ein möglichst einfaches Zeitplanbuch (z. B. X17) bereithalten. Eine Depression kann natürlich verhindern dass ein PC überhaupt benutzt werden kann. Aber eine erlernte Systematik in einem einfachen Zeitplanbuch ist immer noch zu schaffen, wenn man in der Lage wäre, auf einem Zettelklotz seine wichtigsten Tagesaufgaben zu notieren.

Auch der Aspekt "Selbstwertgefühl" könnte an dieser Stelle eine wichtige Rolle spielen: Menschen, die es gewohnt sind, ein umfangreiches Zeitmanagement zu nutzen, verlieren einen ganz wichtigen roten Faden in ihrem Leben, wenn sie sozusagen von 100 auf 0 herunterbremsen. Ein einfaches Zeitplanbuch als "Plan B" bereitzuhalten, könnte dem entgegenwirken.

Handschriftliche Eintragungen bedeuten, irgendeinen Stift zu benutzen. Jahrzehntelange Erfahrungen aus dem Bereich der Arbeitsmethodik zeigen, dass das Schriftbild selbst auch wesentlich zur Klarheit des Geschriebenen beiträgt. Es lohnt sich, mit Füller und Tinte zu schreiben: Kontrastreich, gut lesbar und gleichmäßig. Das ergibt einen kleinen positiven Effekt, der auch im Krankheitsfall ohne jedes Nachdenken und jede Anstrengung genutzt werden kann. Wer also einen Plan B für wiederkehrende Depressionen hat, sollte Füller und Tintenpatronen als Teil dieses Plans bereit liegen haben.

Hybrid-Lösungen und Parallelbetrieb

Im Umfeld betroffener Software-Anwender sind zwei Papier-Ausweichlösungen positiv aufgefallen:

1. Es gibt die Möglichkeit, Wochenpläne auszudrucken. Gedruckt wird das immer gleiche Grundraster einer Woche. Einzeltermine werden mit Post-Its darauf geklebt. Es scheint eine gute Hilfe zu sein, wenn der Ausdruck in einem großen Format, z. B. DIN A2 erfolgt. Manche Copyshops biete preiswerte Laminierung an. Normale Post-It Aufkleber sind aber auch von einem Poster aus Papier wieder problemlos zu entfernen.

2. Es gibt Notizbücher aus Papier, die sich gut als Ausweich-Zeitplanbücher eignen. Empfehlenswert sind die Systeme X17 und X47, die mit einem Gummiband bzw. einer Metallschiene entsprechend gefaltete A4-Ausdrucke aufnehmen können. Da für diese Faltbücher Teile der Beschriftung auf dem Kopf stehend gedruckt werden müssen, ist ein spezielles Druckformat für Kalender bzw. Adresslisten etc. erforderlich. In meineZIELE sind diese Möglichkeiten enthalten.

Diese Lösung wird von Kunden auch parallel zu meineZIELE eingesetzt, etwa, weil man für den mobilen Einsatz eine Papierlösung gegenüber dem Smartphone bevorzugt oder weil inzwischen in vielen Unternehmen elektronische Mobilgeräte in allen Besprechungen abgeschaltet werden müssen.

Hilfsmittel in depressiven Phasen

Nach unserer Einschätzung ist in depressiven Phasen das System meineZIELE uneingeschränkt empfehlenswert. Menschen, denen die Nutzung von meineZIELE während einer Depression gelungen ist, berichten von einer sehr positiven Wirkung. In der Praxis sind Patienten aber häufig nicht in der Lage, einen PC oder ein komplexes Softwaresystem zu benutzen. Wirksame Hilfen sind:

• Erlernen von Zeitmanagementtechniken und Gewohnheitsbildung außerhalb akuter Krankheitsphasen
• Unterstützung durch Angehörige bei der Nutzung
• gemeinsame Nutzung zusammen mit Angehörigen
• Ausweichen auf einfachste Lösungen auf Papier

Unterstützung durch Angehörige

Es besteht oftmals die Bereitschaft von Freunden oder Angehörigen, beim "Leben wieder in den Griff bekommen" intensiv zu helfen. Es sind drei Schritte zu unterscheiden, bei denen Hilfe sehr wirksam sein kann:

1. Die Klärung der Gesamtsituation mit einer großen gegliederten Liste mit allem was ansteht. Unterstützende Personen können hier besonders darauf einwirken, dass nicht nur ein Menge von Pflichten, Lasten und Risiken entsteht, sondern dass auch die Chancen, Verbesserungsmöglichkeiten und Hoffnungsträger gesehen werden.

2. Die Einübung der Prioritätensteuerung. Angehörige können sehr gut helfen, den Prioritätenzyklus mit meineZIELE in Gang zu setzen.

3. Angehörige und Freunde haben einen besseren Blick auf Können, Fähigkeiten, gute Eigenschaften etc, die man zum Aufbau des Selbstwertgefühls auflistet. Es ist äußerst hilfreich, wenn es gelingt, jemandem diesen Reichtum bewusst zu machen.

Gemeinsame Nutzung mit Angehörigen

Psychische Erkrankungen können ganz schnell das ganze familiäre Umfeld an das Ende seiner Kräfte bringen. Anwender haben von sehr positiven Erfahrungen berichtet, wenn Patient und Lebenspartner über einen längeren Zeitraum ein gemeinsames Zeitmanagement führen und vor allem die damit verbundenen Klärungs- und Priorisierungsprozesse immer wieder gemeinsam durchführen.

Horizontwechsel

Anwender haben uns schon berichtet, es wäre regelrecht erlösend, wenn man nach einer weitgehend durchschrittenen Depression wieder anfängt, einmal einen Blick auf die nächste Woche zu werfen. Es ist aber sehr viel schwerer, bei einer beginnenden Depression in ungewohnt kleinen Schritten zu planen. Das geht oft nur durch vorheriges Üben. Gerade wenn man zum Papier gewechselt hat, dann gibt es eben auch keine Programmfunktionen mehr, die einem gezielt bestimmte Verhaltensweisen abverlangen könnten.

Zeitmanagementsysteme haben üblicherweise verschiedenen Kalender, die einen Perspektivenwechsel einfach machen. Auch die professionellen Zeitplanbücher aus Papier (wie Tempus, Hirt etc) haben unterschiedliche Blätter, etwa Wochenblätter oder Tagesblätter. Arbeitsmethodisch geht das aber völlig an der Sache vorbei. Termine werden durch eine Depression nicht kürzer. Es geht nicht um Termine, sondern um Aufgaben, die man in einem Organizerprogramm nun mal nicht im Kalender plant, sondern auf einer ToDo-Liste. Wenn diese Liste nicht gliederbar ist, um aus großen Aufgaben mehrere kleinere zu machen, dann ist ein solcher Organizer den Umständen einer Depression nicht gewachsen.

"Schichtwechsel"

Zeitmanagement besteht, wie gerade beschrieben, aus Terminmanagement und Aufgabenmanagement. Der Umgang mit den Terminen wiederum besteht aus einer ganzen Reihe von verschiedenen Arten von Terminen. Die wichtigste Unterscheidung ist dabei die Trennung von Wiederholterminen und Einzelereignissen. Wiederholtermine sind das, was unseren "Stundenplan" ausmacht. Also Dinge wie "Mittwoch 19 Uhr Basketball-Training". Einzeltermine sind z. B. Friseur- oder Arzttermine.

Einzeltermine sind bei Gesundheit wie Krankheit im Grunde in gleicher Weise zu planen. Lediglich ihre Art und ihre Anzahl verändert sich. Die Wiederholtermine dagegen kann man als Gesamtplan betrachten, den man austauschen kann. So wechselt die gesamte Struktur von Aufstehzeiten über Mahlzeiten, Sport, Einkaufen bis zu den Zubettgehzeiten von Normalität zu Plan B genauso, wie wenn man z. B. den Wochenplan der Frühschicht gegen den Plan der Spätschicht tauschen würde.

In meineZIELE haben wir das so gelöst, dass jeder periodische Termin einem Plan zugeordnet werden kann. Dann kann man jederzeit beliebige dieser Pläne miteinander kombinieren. Manche Berufe erfordern tatsächlich eine ganze Reihe von Plänen, etwa für Sport, Familienleben, Sommer- und Wintersemester und vorlesungsfreie Zeit und so weiter. Außerdem lassen sich die periodischen Termine leicht durch Farben kennzeichnen. Pläne dieser Art sollten grundsätzlich in Zeiten erstellt werden, in denen man auch etwas komplexere Dinge angehen kann. Oder man nimmt äußere Hilfe in Anspruch.

Denken auf Vorrat

Zeitmanagement, das atmet, sich ausdehnt und wieder schrumpft, je nach den Erfordernissen der aktuellen Gesundheitslage, braucht so etwas wie "Denken auf Vorrat". Das sind im Wesentlichen drei Punkte:

Erstens: Die gerade beschriebene Vorbereitung von Plan B oder C, auf die man leicht zurückgreifen kann, die man aber in schwieriger Verfassung nicht erstellen könnte.

Zweitens: Entscheidungen vorab treffen durch Gewohnheitsbildung, klare Regeln für den Umgang mit sozialen Medien oder Zu-Bett-Geh-Zeiten etwa.

Drittens: Checklisten vorbereiten. Ein großer Vorteil eines elektronischen Zeitmanagement-Systems ist es, gegliederte Checklisten zu beliebigen Lebensbereichen vorbereiten zu können. Zwischen dem monatlichen Berichtswesen in einer beruflichen Umgebung und einer genauen Gliederung für die Aufgaben der Kehrwoche gibt es technisch kaum Unterschiede. Checklisten aus dem Umfeld der "Lebensbewältigung" sind aber in der Regel nicht mit Dokumenten verknüpft, die man zusätzlich heranziehen müsste. Deshalb kann man sie auch ganz einfach ausdrucken und als eine Art Notfallhandbuch in Papierform bereithalten. Die Klarheit, was genau zu tun ist, kann so aus einer Zeit der Normalität für eine Zeit reduzierter Möglichkeiten bevorratet werden wie man z. B. Ölsardinen auf Vorrat im Haus haben kann.

Wechselnder Funktionsumfang mit meineZIELE ?

meineZIELE wird auch im ganz normalen Gebrauch mit wechselndem Umfang benutzt. Deshalb ist es von vorneherein als "integrierter Werkzeugkasten" gebaut. Ein wechselnder Funktionsumfang in Zusammenhang mit den hier behandelten Problemfällen ist dadurch abgedeckt.

Es gibt mehrere Versionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang (von der kostenlosen mZ Free bis zu mZ Pro mit Funktionen für strategische Überlegungen etc. ). Es gibt keine spezielle Version für die Erfordernisse von Menschen mit psychischen Erkrankungen. Technisch gesehen, wären die Unterschiede zur Standardversion ohnehin relativ klein. Wir wollen auch niemandem das Gefühl geben, er müsste eine spezielle Lösung für kranke Menschen erwerben. Alle in dieser Abhandlung beschriebenen Verfahren und Funktionen von meineZIELE sind ab der Standardversion enthalten. Teilweise sind die Funktionen durch Optionen einzustellen. Von psychischen Problemen betroffenen Menschen empfehlen wir daher, meineZIELE Standard oder meineZIELE Plus zu nutzen.

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