Die medizinische Seite:

Es gibt gesundheitliche Probleme, welche die Fähigkeit des Patienten beeinträchtigen, Prioritäten zu setzen. Das Phänomen vermischt sich in der Praxis auch mit weiteren verwandten Problemen: Manche Patienten sind generell nur sehr schwer in der Lage, Entscheidungen zu fällen. Außerdem betrifft das Fehlen der Prioritäten oft auch das Gedächtnis:

Normalerweise speichert unser Gedächtnis Wichtigeres bevorzugt ab. Ist der Erregungszustand des Gehirns generell erhöht oder abgesenkt, dann werden Gedächtnisinhalte mit geringeren Erregungsunterschieden gespeichert, erscheinen also im Nachhinein ähnlich wichtig und werden auch ähnlich gut erinnert.

Diese stark verkürzte Beschreibung zeigt, dass Menschen in einer manischen (erhöhte Erregung) oder depressiven (abgesenkte Erregung) Phasen zu Problemen mit Prioritätenbildung neigen.

Erfolgserlebnisse

Ein wichtiger Punkt im Zeitmanagement gesunder Menschen ist das Feedback durch Erfolgserlebnisse. Das Ausstreichen erledigter Aufgaben wird als angenehmes Erfolgserlebnis wahrgenommen. Das Erledigen als besonders wichtig erkannter Aufgaben verstärkt das Erfolgserlebnis. Verbesserte Priorisierung kann deshalb eine erstaunliche Spirale aus Erfolgserlebnissen und Motivation auslösen. Diese Spirale wird "gedämpft", wenn ein Mensch die unterschiedliche Wichtigkeit von Aufgaben weniger stark wahrnimmt. In einem depressiven Zustand ist oft nicht zu erkennen, was gerade wichtig wäre. In einem manischen Zustand wird übersehen, was gerade unwichtig ist und weggelassen werden könnte.

Prioritäten und Ziele

Woran erkennt man, ob ein Mensch ein Ziel verfolgt? Man erkennt es daran, dass für diesen Menschen Aufgaben unterschiedlich wichtig sind. Was dem Ziel näherbringt, hat erheblich höhere Priorität. Klare Ziele sind ein guter Weg, das Setzen von Prioritäten zu verbessern.

Was macht Prioritätensetzung schwierig?

Ein erster wichtiger Punkt ist der fehlende Überblick. Häufig gibt es gar keine definierte Menge von Problemen oder Aufgaben, aus der man eine priorisierte Ausführung aufbauen könnte.
Man kann sein Tun schlecht fokussieren, wenn ständig immer wieder andere Aufgaben und Probleme ins Bewusstsein rücken. Die Gedanken vieler Menschen, von Gesunden wie Kranken, bewegen sich ohne sichtbaren Anfang und Ende im Kreis. Der Zufall bestimmt dann, ob und welche Aufgabe ausgeführt wird.

Ein zweiter Grund für schlechte Prioritätensetzung ist die schwierige Vergleichbarkeit von Aufgaben. Aufgaben können sehr unterschiedlich groß sein. Sie können einen sehr unterschiedlichen Zeithorizont haben. Und sie können aus völlig verschiedenen Lebensrollen stammen. Liegen alle drei Faktoren weit auseinander, dann tun sich auch kerngesunde Menschen schwer damit, Aufgaben gegeneinander abzuwägen.

Ein dritter Grund ist "Nicht Nein Sagen Können". Menschen lassen sich oftmals leicht von einer wichtigen Aufgabe abbringen, weil sie Konflikte scheuen und weil sie sich der Prioriäten der Aufgaben nicht voll bewusst sind. Wer eine wichtige Arbeit wegen einer unwichtigeren unterbricht, hat eine zweite offene Baustelle. Die Wahrscheinlichkeit, die unwichtigere Aufgabe ihrerseits wieder unterbrechen zu müssen, ist groß. So kommt es, dass die Zahl der offenen Baustellen groß ist. Das macht Prioritätsentscheidungen immer schwieriger.

Der vierte Grund ist: Wir Menschen neigen dazu, angenehme Aufgaben zu erledigen und unangenehme Aufgaben liegenzulassen. In psychischen Problemsituationen sind unklare Aufgaben auch gleichzeitig sehr unangenehm. Gelingt es dann nicht, glasklar festzustellen, was zu tun ist, dann gelingt keine brauchbare Priorisierung.

1. Prioritäten möglich machen

Aufgaben schriftlich festhalten

Zunächst einmal muss man die anstehenden Aufgaben sichtbar vor Augen haben. Deshalb schreibt man sie erst mal auf. Dies kann zunächst in Form einer To Do Liste auf Papier geschehen. Geschickter ist jedoch, ein flexibleres System zu verwenden. meineZIELE bietet den Vorteil, dass die Liste gleich sauber gegliedert und im Nachhinein ganz einfach umstrukturiert werden kann. Entscheidend ist: Schriftlich zu planen, und sei es noch so simpel, ist die wichtigste Voraussetzung methodischen Zeitmanagements.

Aufgaben klären

Je schwächer der Antrieb und je stärker die Abwehr gegen unangenehme Aufgaben, desto wichtiger ist es, Aufgaben glasklar zu gliedern. Dabei geht es nicht nur darum, Aufgaben in wichtige und unwichtige Teile zu zerlegen. Oft muss eine gegliederte Aufgabe trotzdem am Stück ausgeführt werden. Aber diese Gliederung in kleinste Handlungsschritte und einzelne Argumente ist ein Klärungsprozess, welcher der Aufgabe ein klein wenig Unangenehmes wegnimmt und so auch die Entscheidung ein wenig objektiver macht. 

2. Die Menge der Aufgaben reduzieren

Themen, die gerade nicht aktuell sind, ausblenden

In psychischen Problemsituationen reduziert sich oft die Zahl der Lebensrollen, in denen man überhaupt tätig werden sollte. Man ist vielleicht krank geschrieben, man geht nicht ins Theater und so weiter. Alle Aufgaben aus den Lebensbereichen, die gerade keine Rolle spielen, sollten vorübergehend ausgeblendet werden.

meineZIELE bietet den Vorteil, dass gegliederte Aufgaben/ Lebensrollen/ Ziele je nach aktuellem Bedarf auf- und zugeklappt werden können. So ist alles bei Bedarf verfügbar, lenkt aber nicht ab, wenn es gerade nicht relevant ist.

Langfristige, gerade nicht akute Projekte ausklammern

Bei psychischen Erkrankungen sind in der Regel langfristige Planungen und scharfsinnige Abwägungen gleichermaßen unmöglich. Im Zweifelsfall wird man einfach alles aussortieren, was nicht innerhalb eines gesetzten Horizonts, also z. B. noch heute, ein Handeln erfordert. Das funktioniert nur dann gut, wenn man wirklich seine Aufgaben gliedert und strukturiert: Die "Prüfung in zwei Wochen" würde also z. B. bedeuten: Jeden Tag, also auch heute, müsste eine Stunde gelernt werden. Nur der Teil der Aufgabe, der tatsächlich gerade aktuell ist, kommt auf den Plan.

3. Vergleichbarkeit schaffen

Auch in der direkten Gegenüberstellung zweier Aufgaben kann die Entscheidung, welche denn nun die wichtigere ist, immer noch sehr schwer sein. Dies gilt besonders dann, wenn beide Aufgaben unterschiedlich groß sind oder aus ganz unterschiedlichen Lebensbereichen stammen. Doch für beide Fälle gibt es Lösungen:

Aufgaben mit unterschiedlichem Umfang

Der Umfang einer Aufgabe ist ein sehr wichtiger Faktor, den man vergleichbar machen kann. Die allermeisten Aufgaben lassen sich gliedern und portionieren. Es tut auch gesunden, ausgeglichenen Menschen gut, alle ihre Aufgaben in kleine Teile von 15 oder 30 Minuten zu gliedern. Wer krankheitsbedingt Priorisierungsprobleme hat, sollte sich eine kleinteilige Aufgabengliederung ganz grundsätzlich zur Gewohnheit machen. Der Wert von "eine Übungsaufgabe durchrechnen" oder "Bad putzen" ist viel konkreter, überschaubarer und leichter vergleichbar als "Wohnung putzen" gegen "Prüfung vorbereiten".

Aufgaben aus unterschiedlichen Lebensbereichen

Alle Menschen tun sich schwer damit, sich bei zwei Aufgaben für die wichtigere zu entscheiden, wenn diese aus völlig verschiedenen Gebieten stammen, also vielleicht eine Aufgabe aus dem Beruf gegen eine Aufgabe in der Familie abzuwägen. Innerhalb eines Aufgabengebietes fällt es uns deutlich leichter, etwa zu entscheiden, ob man in einer bestimmten Situation zuerst einkaufen, aufräumen oder eine Mahlzeit zubereiten sollte.

Man erleichtert es einem Menschen, Prioritäten zu setzen, wenn man ihn nicht die Vielzahl aller anstehenden Aufgaben priorisieren lässt, sondern nur Aufgaben aus einem abgeschlossenen Gebiet. Die Frage "Was ist jetzt gerade das Wichtigste im Haushalt?" lässt sich deutlich leichter beantworten, als etwa die wichtigste Aufgabe aus allem, was in den verschiedenen Lebensbereichen ansteht, herauszusuchen.

4. Prioritäten kennzeichnen

Wenn Aufgaben als Liste vorliegen, kann man Einzelentscheidungen treffen, etwa in der Art: "Aufgabe 2 ist wichtiger als Aufgabe 1".  Auf Papier kennzeichnet man die Prioriäten z. B. durch einen, zwei oder drei Striche oder durch Farbkennzeichnungen. Da die persönlichen Vorlieben für die Art der Prioritäten-Kennzeichnung sehr unterschiedlich sind, bietet meineZIELE verschiedene Varianten an: Kennzeichnung durch Farbe, durch Icons, durch Reihenfolge* (Anmerkung siehe unten), mit ein bis drei Strichen oder mit einem Ampelsystem. Besonders hilfreich ist das mehrstufige Prioritätensystem, das weiter unten noch genauer beschrieben wird.

* Anmerkung zum Thema Reihenfolge:

Wir empfehlen normalerweise, die Reihenfolge von Aufgaben zu verändern, wenn sich die Priorität ändert. Je wichtiger eine Aufgabe, desto weiter oben sollte sie stehen.

Es gibt jedoch Sonderfälle, in denen dieses Vorgehen nicht sinnvoll ist und deshalb eine andere Kennzeichnung der Prioritäten verwendet werden sollte. Zu diesen Ausnahmen gehört u.a. die Arbeit. im Team. Der Grund hierfür ist ganz einfach: Wer Aufgaben nicht selbst verschoben hat, ist ständig am Suchen. Das schafft Verwirrung statt Klarheit.

Da psychisch Kranke oft gemeinsam mit Lebenspartner, Familienmitgliedern, Freunden oder Therapeuten planen, besteht auch hier eine Teamsituation. Daher ist es auch in diesem Kontext sinnvoll, Aufgaben nur gemeinsam zu verschieben und die Reihenfolge nach einer Zusammenstellungsphase beizubehalten.

Die psychischen Probleme gehen häufig mit einem erhöhten Bedarf an festen, unveränderlichen Stukturen einher. Daher tut es dem Planenden gut, wenn er in seiner Planung eine klare Ordnung führt und beibehält.

5. Mehrstufiges Prioritätensystem

Prioritäten setzen wird viel einfacher, wenn man es statt in einem großen in mehreren kleinen Schritten tut.

Man wählt also in einer ersten Stufe aus jedem Lebensbereich die gerade ein oder zwei wichtigsten Aufgaben aus und aktiviert sie. In einer zweiten Stufe wählt man aus dem jetzt überschaubar gewordenen Vorrat aktiver Aufgaben wiederum die drei wichtigsten Aufgaben aus und erledigt sie.

 

Diese zweistufige Priorisierung benötigt bei gesunden Menschen nicht mehr Zeit als die Priorisierung aus einer Gesamtliste heraus. Die Schwierigkeit der Entscheidungen ist aber deutlich geringer. Das wird bereits bei gesunden Programmanwendern als angenehmer, übersichtlicher und erfolgswirksamer erlebt als die Arbeit mit einer unstrukturierten To-Do-Liste. Kunden, die über psychische Probleme berichteten, bestätigten diese Beobachtung.

Zusammenfassung

Was hier durch das Zusammenwirken mehrerer Gesichtspunkte zunächst komplex erscheint, läuft auf eine sehr einfache Basis hinaus: Ein einfaches, schriftliches Gliederungssystem. Ein solches Gliederungssystem als Grundlage bringt dem Anwender leichtere Priorisierung durch Klarheit und Vergleichbarkeit. Außerdem sorgt es von vorneherein für eine Automatik. Wer eine Vorsortierung seiner Lebensbereiche einmal festgelegt hat, der hat damit auch eine Reihenfolge der Aufgaben vorbestimmt. In unserem System meineZIELE bekommt er automatisch auch die aktivierten Teil-Aufgaben in dieser Reihenfolge vorgelegt.

Die Zahl der offenen Baustellen lässt sich deutlich verringern, wenn man gewohnheitsmäßig für jede Aufgabe bewusst eine Priorität vergibt, bevor man mit der Erledigung anfängt. Hat man sich einmal entschlossen, dass eine bestimmte Aufgabe die aktuell wichtigste ist, dann wird man sich nur in echten Ausnahmefällen durch wirklich wichtigere Aufgaben unterbrechen lassen. So gelingt es immer öfter, Aufgaben am Stück zu erledigen. Das spart Zeit und Nerven und bringt häufigere Erfolgserlebnisse.

Weiter mit: Klare Strukturen in psychischen Problemsituationen