Der optimale Umgang mit Schriftgut 3/17 - Hilfsmittel für eine bessere Organisation

  

Der optimale Umgang mit Schriftgut 3/17

Hilfsmittel für eine bessere Organisation

Wie sieht das also konkret aus? Was empfiehlt ein Arbeitsmethodiker für die Praxis?

Das Zeitplanbuch organisieren

Schriftlichkeit bedeutet: Das wichtigste Instrument des Zeitmanagements ist das gute alte Zeitplanbuch.

Wir benötigen ein Buch mit Ringmechanik. Es wird aufgeteilt wird in Monats-, Wochen- und Tagesblätter. Dort werden in Stichworten und mit Prioritätsangabe die anstehenden Ziele eingetragen und beim Erreichen gestrichen. Dazu kommen natürlich Feinheiten für delegierte Aufgaben, einfache Regelungen für immer wiederkehrende Aufgaben, Reserveaufgaben etc, sowie ein alphabetisches Register.

Nehmen Sie an unserem 25-Tage-Methodentraining teil!

Für stark ziel- und aufgabenorientierte Arbeitsweisen empfiehlt sich fast ausschließlich das Format DIN A6. Extrem terminorientierte Tätigkeiten, insbesondere repräsentationsbedürftige Verkaufstätigkeiten, können das Format DIN A5 sinnvoll erscheinen lassen.Zeitplanbuch-Einlagen

Noch nicht terminierte Ziele stehen auf einer "Wunschliste", abgeheftet unter "W" oder "AB" für "Aufgaben Büro" im alphabetischen Register. Von dort werden sie dann, abhängig von der Priorität, irgendwann in die Zeitplanung übernommen.

  

Elektronische Zeitplanbücher?

Eine vergleichende Darstellung Zeitplanbücher, Electronic Organizer, (z.B.Palm, Smartphones), Software, Palmtops ... finden Sie unter "Zeitplanbücher". Ein gutes Zeitplanbuch aus Papier finden Sie als "Produktbeispiel". Verschiedene Situationen bedingen verschiedene Lösungen. Psion Serie 5

 

Manche Software-Zeitplanbücher, so beispielsweise der verbreitete "Lotus Organizer", sind selbst in der Gestaltung exakt an Papier-Zeitplanbücher angelehnt. Einer der meistgepriesenen Vorteile elektronischer Zeitplanbücher, ihre unerschöpfliche Kapazität, ist in der Praxis oft von Nachteil. Der Zwang zur Kürze undPrägnanz ist der entscheidende Vorteil kleinformatiger Zeitplanbücher. Es ist entscheidend, wichtige Ziele festzuhalten statt tausender Details, dass man sich auf das Wesentliche konzentriert.

  

Denkmethode Weckfunktion

Unschlagbarer Vorteil der Elektronik ist die aktive "Weckfunktion" beim Erreichen eines vorgegebenen Termins. Einen Termin zu beobachten und immer wieder zur Uhr zu blicken, ist eine massive Störung, insbesondere bei bestimmten geistigen Tätigkeiten wie Programmieren, Konstruieren etc. Terminbeobachtung ist eine Tätigkeit der linken Gehirnhälfte und stört rechtshirnige Denktätigkeiten sehr stark.

Zurück nun zum persönlichen Zeitplanbuch. Da fehlt doch noch was. Denn das sorgfältige Aufschreiben seiner Aufgaben beseitigt wohl eine Reihe von Schmierzetteln und Haftnotizen, bringt aber längst noch keinen leeren Schreibtisch und schon gar keine wohlgeordneten Schränke.

Wie also spart man Platz?

Wir verkürzen die Durchlaufzeit einer Vorgangskette am leichtesten, indem wir einzelne Teilschritte unmittelbar aneinanderreihen und Wartezeiten vermeiden. Genauso sparen wir Platz in unserem Lager, indem wir leere Plätze vermeiden, indem wir also auf feste Plätze verzichten und Ware dort abstellen, wo gerade Platz frei ist. Klar, dass wir uns merken müssen, wo welche Ware liegt.

  

Chaotisches Lager für Schriftgut

Wie das grundsätzlich funktioniert, finden Sie am Beispiel Chaotische Zwischenablage.

Entscheidend an der Chaotischen Ablage ist: Es gibt langfristige und kurzfristige Ablagen. Langfristige Ablagen nennt man Archive. Sie sind nach Aktenplan und Suchmasken organisiert. Das beste Produkt für den PC ist ELO. Kurzfristige Ablagen sind verteilt über PC-Dateien, Schriftgut etc an verschiedenen Orten. Sie sind organisiert nach Aufgaben. Das einzige Produkt, das diese Aufgabe wirklich beherrscht ist meineZIELE.

  

Was hat Priorität?

Nun wollen wir uns aber noch einem sechsten Grundprinzip der persönlichen Arbeitsmethodik zuwenden. Es klang doch so schön. Wir brauchen einfach nur Prioritäten zu setzen und in der so vorgegebenen Reihenfolge eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten. Aber wie ist das nun? Wonach richtet sich eigentlich die Priorität? Wann ist eine Aufgabe wichtig? Wann wird eine Aufgabe der anderen vorgezogen?

An dieser Frage entscheidet sich oft, ob jemand mit den gegebenen Empfehlungen arbeitsmethodisch weiterkommt. Viel zu oft wird einfach wieder den Lieblingsaufgaben und dem Angenehmsten die höchste Priorität eingeräumt. Ja, wenn das einmal geschafft ist, dann habe ich endlich Zeit für ...

Teamarbeit mit meineZIELE

Dieser Vorgehensweise sei nun ein ganz anderes Prinzip gegenübergestellt: Die Engpaß-Orientierung.

Zugrunde liegt diesem Prinzip ein einfacher Gedanke. In jedem System, in jeder Organisation und in jedem Aufgabenberg gibt es ein Wichtigstes, einen Gesichtspunkt, ein Problem oder eine Aufgabe, deren Lösung das Ganze am weitesten voranbringt.

  

Landwirt: engpassorientierte DuengungStrategie: Mehr Erfolg mit weniger Aufwand

In der Natur finden wir dazu sogar eine wissenschaftliche Begründung. Justus von Liebig, ein deutscher Chemiker, fand als Grundlage der mineralischen Düngung einen einfachen Lehrsatz: Das Wachstum einer Pflanze richtet sich nach dem Nährstoff, den sie am wenigsten besitzt. Wenn der Phosphor im Boden zum Engpass geworden ist, hilft kein Wasser, kein Stickstoff, kein Kalk oder was immer sonst. Erst, wenn die Pflanze Phosphor bekommt, wächst sie wieder gesund weiter.

Dieses Prinzip ist auf eine menschliche Organisation dank unserer Fähigkeit zur Kompensation nur beschränkt übertragbar und doch zeigen sich schnell Erfolge, wenn man sich danach richtet. Gelingt es Ihnen, Engpässe in Ihrem Aufgaben- und Verantwortungsbereich herauszuschälen und gezielt anzupacken, dann haben Sie die wichtigste Aufgabe gefunden. Genau dort ist Ihre Leistungskraft am besten eingesetzt.

Einen solchen Engpass finden wir im Zeitalter der Informationsflut immer häufiger an derselben Stelle: Beim Umgang mit Schriftgut. Tatsächlich ist es sogar der gleiche Engpass bei der betrieblichen Organisation wie bei der persönlichen Arbeitsmethodik. Diese scheinbar so trockene und unattraktive Materie birgt gegenwärtig die größten Rationalisierungspotentiale und den schnellsten return on investment in unserer bedrängten Wirtschaft.

Nehmen Sie an unserem Strategietraining teil!

Denken Sie daran: Es ist besser, nur mit bescheidenem Aufwand an seinen wichtigsten Zielen zu arbeiten, als mit aller Kraft an den falschen Aufgaben. Mehr darüber finden Sie unter dem Thema Strategie und in der Buchbesprechung "Der Weg zum Wesentlichen".

Befassen wir uns also mit dem Engpaß. Befassen wir uns intensiv mit dem Umgang mit Schriftgut in unserer persönlichen Arbeit wie in der betrieblichen Organisation.

weiter:    4/17 Wie lege ich Schriftgut ab?