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Der optimale Umgang mit Schriftgut 5/17 - Platz sparen durch optimale Archivierung

 

Der optimale Umgang mit Schriftgut 5/17

Platz sparen durch optimale Archivierung

Wie spare ich wirklich Platz?

Jetzt weiß also unser Computer von jedem Stück Schriftgut, wo es sich befindet. Warum sollte er eigentlich nicht das Papier gleich mitersetzen?

Genau das wollen wir uns jetzt vornehmen. Die Organisation dazu steht ja bereits. Was wir jetzt noch brauchen, ist ein Weg, die Informationen vom Papier in den PC zu bringen. Das Gerät, das wir dazu brauchen, ist ein Scanner. Er ist ähnlich einem Kopiergerät leicht und problemlos zu bedienen.

Oder noch schneller:     Blitzschnell scannen mit der Sceye Dokumentenkamera !

Nun legt der Computer einfach das Abbild Ihres Originals in seinem Speicher ab. Wenn wir es wieder benötigen, finden wir es mit Hilfe der vergebenen Stichwörter problemlos wieder. Selbstverständlich können wir es auch wieder ausdrucken.

Das Original kann also im Regelfall in den Papierkorb. Wir brauchen keine Ordner und keine Schränke mehr dafür.

Nichts mehr zu besitzen, was man anfassen kann, bereitet vielen Menschen ein ungutes Gefühl. Typisch sind folgende Fragestellungen:

  

Reicht die Qualität?

Wie ist es mit der Qualität? Kann man das eingescannte Bild wirklich gut lesen und wie sieht es aus, wenn man es wieder ausdruckt? Kein Problem, werden Sie feststellen. Das gescannte Bild ist oft noch besser zu lesen als das Original und die Auflösung des Scanners kann in der Regel höher eingestellt werden als die des Druckers, der die Vorlage lieferte. Eines ist allerdings klar: Scanner ist nicht gleich Scanner. Kaufen Sie in jedem Fall ein Qualitätsprodukt. Billigprodukte erweisen sich auf diesem Gebiet als sehr teuer.

Wie sieht es aus mit Farbe? Auch kein Problem. Zwar ist es eher selten, dass man für Schaubilder etc wirklich ein farbiges Abbild braucht, aber natürlich kann man auch in Farbe scannen, noch dazu in einer heute schon phantastisch guten Qualität.

  

Alle Originale wegwerfen?

Aber gibt es nicht Dinge, die man unbedingt im Original braucht? Klar gibts die. Ein Zeugnis, ein Originalmuster Ihres neuen Prospekts oder ein Grundbuchauszug wird gescannt wie alles andere, wenn es denn zu einem Vorgang gehört. Aber das Original bleibt natürlich erhalten. Das eine oder andere Originaldokument wird man immer brauchen. Ein Blick in Ihren Aktenschrank wird Ihnen aber zeigen: Das ist wahrscheinlich weniger als ein Zehntausendstel Ihrer Unterlagen.

Und wenn es brennt? Dann wären Ihre Papierunterlagen vernichtet. Aber von Ihrem Archiv auf dem PC liegt dagegen (hoffentlich) eine Kopie im Schließfach Ihrer Bank.

Aber brauche ich nicht einen riesigen Rechner, um all meine Dokumente unterzubringen? Natürlich nicht. Die eingescannten Dokumente werden sehr stark verdichtet abgespeichert. Eine eingescannte Briefseite braucht im äußersten Fall 50 Kilobyte, in Normalfall vielleicht 30. Das bedeutet immerhin fünfzig Seiten auf einer einzigen Diskette. Allerdings gibt es wesentlich besser geeignete Medien, wie wir noch sehen werden. Aber selbst wenn man Disketten nutzen würde, wäre das nicht teurer als der Ordner, in dem man das Papier unterbringt.

  

Langfristablage - Zwischenablage

Jetzt nochmal zur Unterscheidung: Wir sprechen gerade von der langfristigen Ablage, also von Schriftgut, das im Grunde erledigt ist, das aber für unvorhergesehene Fälle, für Nachweise oder ähnliches wieder zugreifbar sein muss. Im Gegensatz dazu stand die Schreibtischorganisation, also die Zwischenablage der laufenden Projekte. Dort werden wir schon mal eine komplette Zeitschrift ablegen, ein Buch oder einen Datenträger. Bei der langfristigen Ablage wird keine Zeitschrift eingescannt, sondern der für Sie interessante Artikel. Und das ausgewertete Buch steht natürlich im Bücherschrank.

Es kann also sinnvoll sein, dass wir uns beider Methoden bedienen: Für die Zwischenablage die chaotische Ablagemappe und für die langfristige Ablage das elektronische Archiv. Im Zweifel führen wir natürlich auch die Zwischenablage elektronisch.

Jetzt also haben wir erreicht, was wir wollten: Eine Organisation, mit der wir alles zuverlässig und schnell wiederfinden. Gleichzeitig ist praktisch alles Papier vom Tisch und aus den Schränken verbannt.

Es klingt unglaublich. Aber es funktioniert. Und es funktioniert nicht nur in der Theorie, sondern auch in der praktischen Anwendung.

  

weiter:     6/17 Arbeitsmethoden für Gruppen