Der optimale Umgang mit Schriftgut 12/17 - Das ideale Grundkonzept

 

Der optimale Umgang mit Schriftgut 12/17

Das ideale Grundkonzept

Ein letzter technischer Aspekt soll der Software gelten. In Zusammenhang mit der manuellen Organisation einer Zwischenablage lernten wir bereits eine mögliche Art der Indizierung kennen. Wir teilten unsere Indices in Kategorien ein. Im Beispiel waren dies Anlagedatum, Bauprojekt und Bodenbelag. Indices einer Ordnung zu unterwerfen, ist natürlich eine unnötige Einschränkung. Von einer brauchbaren Software erwarten wir, daß sie uns diese Einschränkung nicht auferlegt.

Vielmehr wählen wir einfach die uns am geeignetsten erscheinenden Stichworte. Egal, welche das sind. Und natürlich auch nicht immer gleich viele. Mal sind es vielleicht sieben, ein andermal nur zwei, je nach Dokument. Das sollte die Software schon zulassen.

 

3 Arten der Indexierung?

Bei größeren Archivierungssystemen geht man davon aus, dass man drei verschiedene Arten der Indizierung braucht: Der erste Index identifiziert das Dokument eindeutig, also beispielsweise die Dokumentnummer. Der zweite entspricht dem Dokumententyp, beispielsweise den Vermerk "Rechnung". Erst die dritte Sorte Indices umfasst die Suchmerkmale, also unsere Stichworte.

Für den Gebrauch am einzelnen Arbeitsplatz sieht das etwas anders aus. Hier verzichten wir zunächst einmal darauf, die Dokumentennummer überhaupt nur zu erfahren. Es genügt ja, wenn der Computer sie kennt. Auch der Dokumententyp interessiert uns eigentlich nicht. Allerdings kann es schon sinnvoll sein, Rechnungen, Lieferscheine und Angebotsbriefe voneinander zu trennen. Vielleicht wollen wir auch die Rechnungen allesamt auf eine WORM-Platte speichern und die Angebotsbriefe nach sechs Wochen wieder löschen?

 

Ideal: Ordner und Suchbegriffe kombinieren

Dazu bietet es sich an, die Organisation geschickter zu wählen, als beim vorgestellten Typ der chaotischen Lagerung. Was hindert uns denn eigentlich, das herkömmliche Konzept der Ordner mit dem Zukunftskonzept der Archivierung nach Suchbegriffen zu verbinden?

Es ist durchaus möglich, beides zu tun. Das heißt, wir teilen die zu archivierenden Dokumente in Ordner ein und legen auch innerhalb der Ordner wiederum ein Register fest. So können wir beispielsweise einen Ordner mit Rechnungen anlegen und diesen wiederum in Register nach zwölf Monaten aufteilen. Beim Archivieren sagen wir dem Rechner, daß wir unser Dokument in ebendiesen Ordner in den Monat August abgelegt haben wollen. Natürlich ergänzen wir weitere Suchbegriffe. Dazu eigenen sich vielleicht die Rechnungsnummer, der Kunde oder wie in unserem Beispielunternehmen der verlegte Boden.

 

Der entscheidende Schritt

Das wäre also das entscheidend bessere Konzept: Nicht eine Zugangstür, sondern zwei. Wir wollen sowohl den Zugang über den herkömmlichen Aktenplan, als auch den Zugang über Suchbegriffe. Und wir wollen die Suchbegriffe frei vergeben können.

Von unserer Software müssen wir allerdings eines verlangen können: Wenn wir beispielsweise einen Vermerk suchen und nicht mehr wissen, ob das in einem Brief war, auf einer Rechnung von 1994 oder 1995 oder wo auch immer, dann muss das Programm die möglichen Dokumente trotzdem allesamt zur Auswahl anbieten, wenn wir das gewünschte Stichwort angeben. Die Suche muss völlig unabhängig von den Ordnern und Registern funktionieren. Des Aufwandes wegen ist es andererseits sinnvoll, wenn wir die Suche auf einen Ordner oder einen Registereintrag daraus beschränken können. Soweit also die Technik.

Gehen wir jetzt über zum dritten Teil, zur praktischen Anwendung.

 

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